Die optimale Menge an Speisen für das Event-Catering

07.05.2015
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Die Kalkulation für ein Event, bei dem die Gäste auch bewirtet werden sollen, ist nicht immer einfach. Die Planung der Speisenfolge wird noch problemlos vonstattengehen – aber welche Menge an Getränken und Speisen benötigen Sie? 

Ihr Caterer oder das Restaurant wird Ihnen ein Angebot erstellen – doch meist beginnt bereits genau so Ihr Dilemma: Sie möchten Ihren Gästen natürlich kulinarische Genüsse bieten, aber gleichzeitig Ihre Budget-Planung nicht aus den Augen verlieren.

Unsere Tipps helfen Ihnen dabei, die Angebote verschiedener Caterer zu bewerten und die Kosten für die Bewirtung realistisch zu kalkulieren.

Grundsätzliche Fragen

Die Beantwortung einiger grundsätzlicher Fragen definiert den Rahmen, in dem Sie Speisen und Getränke planen müssen: Um welche Art von Event geht es? Wie viele Gäste kommen? Wie viel Zeit nimmt Ihre Veranstaltung in Anspruch? Eine Cocktail-Party, die einige Stunden dauert, erfordert deutlich weniger Bewirtungsaufwand als ein ganztägiges Event. Nach der Klärung solcher allgemeinen Fragen können Sie sich zusammen mit Ihrem Caterer den Details der Planung widmen.

Snacks, Vorspeisen, Entrees

Ob Vorspeisen, Appetizer und Snacks für sich allein stehen oder den Auftakt zu einem Mittag- oder Abendessen bilden, hängt davon ab, um welche Art von Veranstaltung es geht. Für verschiedene Anlässe sind natürlich auch unterschiedliche Mengen an Speisen wichtig. Wir halten hier die folgenden Richtwerte für angemessen:

  • Cocktail-Partys:
    Für ein simples “Meet & Greet” ohne anschliessendes Dinner kalkulieren Sie mit 10 bis 15 kleinen Snacks für jeden Gast. Falls Sie diese im Rahmen eines Büffets servieren wollen, sollten Sie die Menge etwas grosszügiger bemessen – Menschen, die sich selbst bedienen, tendieren erfahrungsgemäss dazu, etwas mehr zu essen.
  • Lunch oder Dinner:
    Bei Mittag- oder Abendessen müssen Sie sich entscheiden, ob Vorspeisen ein Teil der regulären Speisenfolge sind oder ob Sie Ihren Gästen bereits vorab zusammen mit einem Glas Champagner/Sekt/Prosecco/Cava einige kulinarische Spezialitäten bieten möchten. Kalkulieren können Sie in beiden Fällen mit zwei bis fünf Appetizern pro Person. Die weitere Menüfolge sollte sich danach richten, welche Vorspeisen Sie Ihren Gästen offerieren: Auf einen opulenten Start sollten beispielsweise nicht zu schwere Gerichte folgen.

Kalkulationen für Ihr Business-Frühstück

Viele Meetings, Seminare und andere Events in Unternehmen beginnen bereits zu einer recht frühen Uhrzeit. Wenn es dabei nicht um einen völlig informellen Rahmen geht, bieten Sie den Teilnehmern einer solchen Veranstaltung meist auch ein Business-Frühstück an. Schwierig zu kalkulieren ist der Aufwand dafür nicht:

  • Im Hinblick auf Kaffee, Tee, Wasser sowie Säfte planen Sie zwei warme und ein bis zwei kalte Getränke pro Person – mit einer Reserve für etwas durstigere Kehlen.
  • Wenn Sie Ihren Gästen ein komplettes Frühstücksbuffet servieren möchten, können Sie damit rechnen, dass auf jedem Teller jeweils 150 bis 200 Gramm Ihrer Frühstücksangebote landen – planen Sie so, dass sich jeder Gast mindestens zwei Mal bedienen kann. Je nach Grösse des Gebäcks werden zwei bis vier Stücke Frühstücksgebäck pro Gast benötigt.
  • Falls es zu Ihrem Business-Frühstück ausschliesslich Gebäck oder Sandwiches geben soll, kalkulieren Sie mit mindestens drei bis vier Stück pro Gast.

Eine leichte Mahlzeit für den Business-Lunch

Ein Business-Lunch gibt nach anstrengenden Diskussions- und Arbeitsstunden den Teilnehmern Ihres Events ihre Energie zurück. Am besten entscheiden Sie sich dabei für leichte Speisen und orientieren sich bei Ihrer Mengenplanung an den folgenden Werten:

  • zwei bis vier Vorspeisen, ein Heissgetränk (Kaffee, Tee) und ein bis zwei kalte Getränke pro Person
  • für den Hauptgang: jeweils 150 bis 200 Gramm Fleisch oder Fischfilet, bei Hähnchen oder ganzen Fischen 300 bis 400 Gramm pro Gast
  • zwei bis drei Beilagen, von denen Ihre Gäste vermutlich jeweils 150 bis 200 Gramm verzehren werden
  • bitte achten Sie darauf, dass auch Vegetarier und Veganer mindestens ein passendes Gericht sowie Salate zur Verfügung haben.

Von der eleganten Dinner-Party bis zum informellen Abend

Ob Sie Ihre Gäste zu einer eleganten Dinner-Party bitten oder ob Sie ein ganztägiges Marketing-Event mit einem gemeinsamen Abendessen beschliessen möchten – bitte beachten Sie, dass Sie für ein “Sit-down-Dinner” meist mehr Speisen und Getränke benötigen als für ein Buffet. Sehr wahrscheinlich werden Sie im ersten Fall die Teilnehmer bereits in einem mehr oder weniger informellen Rahmen mit einem oder mehreren Begrüssungs-Drinks und einigen Appetizern bewirten. Insgesamt sind die folgenden Kalkulationen realistisch:

  • eventuell drei bis fünf Vorspeisen pro Person
  • für jeden Gast entweder eine Suppe oder ein Salat
  • Hauptgang und Beilagen können Sie ebenso wie für eine Lunch-Einladung kalkulieren. Üblicherweise fällt beides, natürlich entsprechend dem Charakter Ihres Events, abends etwas opulenter aus
  • pro Gast mindestens zwei bis drei Getränke – bitte mit einer eher grosszügigen Planung, da die meisten Ihrer Gäste sowohl alkoholfreie als auch alkoholische Getränke konsumieren werden
  • bei einem servierten Menü ein Dessert pro Gast. Falls sich Ihre Gäste am Buffet bedienen, sollten Sie die Nachspeisen etwas grosszügiger kalkulieren, da einige von ihnen zwar auf ein Dessert verzichten werden, sich andere dafür an leckeren Süssigkeiten mehr als einmal bedienen möchten.

 

Oberstes Bild: © John M Anderson – shutterstock.com



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