Pressearbeit für den Messeauftritt beginnt bereits viel früher als das Event selbst und benötigt spezielle Vorbereitung – während der Messe gibt es weiter spezielle PR-Massnahmen und anschliessend wird akkurat nachgearbeitet. Dazu gehört auch die Pflege neuer Kontakte zur Presse.
Ihre Teilnahme an der Messe sollte rechtzeitig angekündigt werden – vor allem dort, wo Messethemen relevant sind. Richten Sie Ihre Pressearbeit auf die unterschiedlichen Berichterstattungen der Medien aus. Es gibt in der Fachpresse immer wieder Spezialthemen, über die ausführlich berichtet werden.
Reichen Sie also Ihre vorbereiteten Pressemitteilungen samt Bildmaterial circa zehn Wochen vor Messebeginn bei den Fachmedien ein. Geben Sie dabei unbedingt auch Ihren Messestandort mit Hallen- und Standnummern an. Informieren Sie über Neuheiten, die dem Besucher dort präsentiert werden sollen.
Viele Medien berichten auch im Rahmen einer Sonderbeilage über Messen. Diese haben meist eine Vorlaufzeit von einem Monat, aber auch sie brauchen Texte, die für den Leser verständlich aufbereitet sind und eventuell Fotos. Redaktionen im Bereich der Tagespresse sollen eine bis zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn mit den vorbereiteten Unterlagen versorgt werden. Es zahlt sich immer aus, im Vorfeld persönliche Kontakte zu Redaktion und Redakteuren zu knüpfen, denn so kann man einen dauerhaften Kontakt pflegen.
Wenn die Messe läuft
Die meisten Messen stellen ein Pressezentrum mit einem für Sie reservierten Pressefach zur Verfügung, wo Sie notwendige Materialien wie Pressemappen, die für die Berichterstattung interessant sind, hinterlegen können. Wichtig ist es, Fakten und keine Werbung zu vermitteln. Die Messerveranstalter richten Termine für Journalisten ein, über die Sie sich informieren sollten. Ausserdem ist es wichtig, dass ein Mitarbeiter, der Erfahrung in der Pressearbeit hat, am Stand anwesend ist, der sich mit Journalisten auseinandersetzen kann und als Ansprechpartner fungiert. Auch am Stand sollten Sie Pressemappen bereithalten, die Bildmaterial beinhalten und informativ sind.
Empfangen Sie VIP-Besucher? Halten Sie Pressekonferenzen oder Info-Veranstaltungen ab? Diese sind nämlich immer eine Nachricht wert. Informieren Sie also die Journalisten im Vorfeld über Ihr Vorhaben.
Spezielle Pressemappen
Auf einer Messe ist Ihre Pressemappe das Aushängeschild für Ihr Unternehmen und sollte deshalb besonders sorgfältig zusammengestellt werden. Am Anfang findet Sich immer ein Inhaltsverzeichnis gefolgt von den Pressetexten über Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Passende Fotos sollten das Geschrieben illustrieren. Auch kurze Informationen über das Unternehmen und kurz gefasste Geschäftsberichte gehören dazu. Was sich anbietet, ist ein Firmenfaltblatt, dem man Zahlen, Fakten und Daten entnehmen kann und auf dem unter den Kontaktdaten ein wichtiger Ansprechpartner vermerkt ist.
Die Materialien aus der Mappe sollten auch digital auf einer Presse-CD zu finden sein. Werbung sollte aussen vor bleiben. Gehen Sie immer nach dem Grundsatz vor: so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich.
Am Tag vor Messebeginn übergeben Sie dem Veranstalter Ihre Pressemappen. Denken Sie darüber nach, wie viele Mappen Sie brauchen und stellen Sie nicht zu wenige her. Ihr Pressefach sollte regelmässig aufgefüllt werden – dafür sollte sich einer Ihrer Mitarbeiter zuständig fühlen. Bei individuelle Pressegesprächen händigen Sie dem jeweiligen Journalisten eine der Mappen aus.
Das Personal an Ihrem Stand
Ihr Messestand wirkt nicht etwa über die Optik am besten, sondern über das Personal, das am Stand zu finden ist. Mitarbeiter sollten höflich, kompetent und geschickt in der Redeführung sein. So steigert man die Chancen auf Popularität und positive Berichterstattung. Schulen Sie Ihr Personal vorab in Rhetorik, um bei Journalisten einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
PR-Massnahmen
Die Pressemappe ist im digitalen Zeitalter schon längst nicht mehr alles, was beachtet werden will. Social Media wie Twitter oder der Blog des Unternehmens kann man gut für PR im Rahmen der Messe nutzen. Alles, was passiert, vom VIP-Besuch bis zum Pressegespräch, kann in Form einer Meldung verpackt werden. Bei Twitter kann man vom Messeverlauf berichten, über Trendthemen sprechen und am Ende ein Messe-Fazit ziehen.
Was sich auf einer Messe besonders anbietet ist ein Kommunikationsmix aus Video-Mitschnitten von Produktpräsentationen, Interviews, Vorträgen oder der Standaktivitäten. Diese Filme kann man dann in die Unternehmenshomepage einbinden – oder auf Social-Media-Kanälen posten..
Wenn die Messe vorbei ist
Nach der Messe ist die Arbeit aber noch nicht vorbei. Es gilt jetzt, die neuen Pressekontakte in den Verteiler aufzunehmen. Es gibt einige Faktoren, an denen Sie den Erfolg Ihrer PR-Massnahmen messen können. Ist die Besucherzahl auf Ihrer Unternehmenswebsite gestiegen? Wie hoch sind die Zahlen durchgeführter Redaktionsgespräche und der neuen Redaktionskontakte? Ausserdem sollten Sie jetzt die Kontakte auch pflegen. Lassen Sie sie nicht abreissen, sondern stellen Sie Kontinuität und damit Ihre Präsenz in der Presse sicher.
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