Endlich, Sie haben es geschafft! Ihr Wohltätigkeits-Event war ein voller Erfolg, es wurde viel Geld für den guten Zweck gesammelt und Ihre Gäste haben einen (im besten Falle) unvergesslichen Abend erlebt. Jetzt können Sie endlich tief durchatmen und sich über Ihren Erfolg freuen. Alles ist vorbei. War es das? Nein!
Die eigentliche Arbeit geht jetzt erst richtig los – vor allem dann, wenn Sie planen, aus Ihrer Wohltätigkeitsveranstaltung ein jährliches Event zu machen. Aber keine Sorge, mit der richtigen Planung sind die Nachbereitungen im wahrsten Sinne des Wortes ein Kinderspiel!
Dies ist ein Bericht in fünf Teilen zum Thema „So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung“:
Teil 1: „Aussergewöhnliche Ideen für den guten Zweck“
Teil 2: „Planung und Organisation“
Teil 3: „Zeitrahmen und Vorbereitungen“
Teil 4: „Machen Sie Ihr Event bekannt“
„Danke“ sagen
Die Besucher Ihres Events haben, wenn alles gut gelaufen ist, einen Haufen Geld gespendet. Deshalb sollte es selbstverständlich sein, nach dem Event ein kurzes und knackiges Dankesschreiben zu versenden. Dies können Sie entweder über eine E-Mail machen oder aber klassisch mit einem echten Anschreiben, welches mit der Post verschickt wird. Diese Schreiben erhalten oftmals mehr Aufmerksamkeit. Wer kennt es nicht, dass E-Mails nur kurz überflogen werden – wenn der Empfänger sie überhaupt liest. Ein Schreiben, das man aus dem Briefkasten holt, gedruckt auf schönem Papier, zeugt von Respekt und Anerkennung – und steigert die Motivation, auch am nächsten Event wieder teilzunehmen.
Präsentieren Sie den Sponsoren Ihren Erfolg
Ohne Ihre Sponsoren wäre das Event nicht möglich gewesen. Deshalb ist es jetzt besonders wichtig, sich auch mit ihnen nach der Veranstaltung kurzzuschliessen. Ein kleiner Besuch bei Ihrem Ansprechpartner, mit einer kleinen Aufmerksamkeit im Gepäck, schafft Vertrauen und eine Basis für eine weitere Zusammenarbeit. Aber natürlich ist es bei den Sponsoren nicht nur mit einem einfachen Dankeschön getan. Sie wollen Ergebnisse sehen und ob sich das Event auch tatsächlich gelohnt hat. Je mehr Gäste anwesend waren, desto mehr Leute haben auch die Werbung der Sponsoren gesehen – fragen Sie ruhig nach, ob sich das Event auch positiv auf den Sponsor ausgewirkt hat!
Internetseite aktuell halten
Fragen Sie über Ihre Facebook-Seite und den angelegten Twitter-Account unter Ihren Gästen nach Fotos und Eindrücken von dem Event. Sammeln und präsentieren Sie diese auf Ihrer Website mit der Möglichkeit, dass die Teilnehmer Kommentare, Anregungen und auch Kritik posten können. Nichts ist schlimmer als eine verwaiste Website nach dem Event. In Zeiten, in denen alles auf Facebook, Twitter und Instagram geteilt wird, möchten Ihre Gäste natürlich auch ihre Eindrücke mit ihren Freunden „sharen“. Sie bieten ihnen die Möglichkeit, dies mit nur wenigen Klicks über Ihre Website zu tun.
Informieren Sie über die Ergebnisse
Das Event ist vorbei, das Geld ist gesammelt – was passiert nun damit? Die Teilnehmer des Events möchten im Nachgang natürlich wissen, wofür die gespendeten Erlöse verwendet werden. Informieren Sie die Gäste über die Ergebnisse. Wenn Sie das Geld zum Beispiel für ein Kinderkrankenhaus gesammelt haben, laden Sie einige der Sponsoren und der grössten Gönner zu einer „zeremoniellen“ Übergabe des Geldes ein. Dabei können Fotos gemacht werden, die Sie wiederum nutzen können, um sie auf Ihrer Internetseite zu posten.
Oder Sie zeigen direkt, wie das Geld genutzt wurde, zum Beispiel um neues Spielzeug für den Kindergarten oder Futter für das örtliche Tierheim zu kaufen. Zeigen Sie, dass die Spenden auch tatsächlich für den guten Zweck verwendet wurden, und stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste wissen, dass sie etwas Gutes getan haben.
Vergessen Sie Ihr Eventteam nicht
Ohne Ihr Team wäre das Event gar nicht erst möglich gewesen. Es sind die Helfer, die Empfangsdamen, die Techniker und Ihre weiteren Mitarbeiter, die dafür gesorgt haben, dass alles reibungslos und erfolgreich verlief. Vergessen Sie nicht, ihnen zu danken. Arrangieren Sie ein Meeting, laden Sie sie zum Essen ein, lassen Sie sie wissen, dass es nur durch vereinte Kräfte möglich war, dieses Event zu stemmen. Gerade wenn Sie planen, das Event von nun an jährlich durchzuführen, ist ein eingespieltes Team etwas, das Ihnen in die Hände spielt. Zeichnen Sie besonders gute Mitarbeiter aus und überreichen Sie ein kleines Dankeschön-Präsent. Das muss nicht einmal teuer sein, oftmals ist ein Blumenstrauss ausreichend, um Ihre Anerkennung auszudrücken!
Auch die Dienstleister, die mit Ihnen zusammengearbeitet haben, wie zum Beispiel der Caterer oder der Blumenlieferant, freuen sich übrigens über ein positives Feedback und ein paar nette Worte. Kontakte sind wichtig – und wie sagt man so schön: Man sieht sich immer zweimal.
Wecken Sie Lust aufs nächste Mal
Ganz gleich, ob das Event wiederholt werden soll oder nicht, agieren Sie immer so, als ob Ihre nächste Wohltätigkeitsveranstaltung schon in den Startlöchern stünde. Kündigen Sie das Nachfolge-Event möglichst bald nach dem aktuellen Event an, denn dann ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass die Gäste sich direkt einen Vermerk machen (oder Ihre Seite in Ihre Favoriten aufnehmen). Sollten Sie tatsächlich aus Ihrer Veranstaltung ein jährliches Event machen, ist jetzt auch schon der Zeitpunkt gekommen, sich um die ersten Eckpunkte zu kümmern. Das Sponsoren-Finding dürfte in diesem Falle auch leichter vonstattengehen, da die Sponsoren den letzten Erfolg noch deutlich vor Augen haben!
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