Ein erfolgreiches Business-Event zu planen ist eine Herausforderung, von der das Ansehen des Unternehmens und auch das persönliche Standing der Organisatoren in der Firma profitieren.
Der grundsätzliche Anspruch an die Veranstaltung ist natürlich Produktivität – in Erinnerung wird sie den Teilnehmern jedoch vor allem bleiben, wenn auch die Atmosphäre und das Ambiente stimmen.
Wie bei vielem anderen liegen auch bei der Organisation von Business-Events Produktivität und Zeitgeist nahe beieinander. Die Inhalte und die Agenda Ihrer Veranstaltung sind dabei nur eine Seite. Ein Event, das inhaltlich brillant ist, aber die Bedürfnisse seiner Besucher nicht ganzheitlich erfüllt, wird sehr wahrscheinlich auch nicht nachhaltig produktiv sein. Die neue Eventkultur reflektiert viele allgemeine Veränderungen unserer Arbeitswelt. Wir präsentieren einige aktuelle Trends.
Moderne Eventkultur statt strikter Abläufe
Traditionelle Firmen-Events waren eher farblos, vorhersehbar und von formaler Effizienz – strikten Abläufen und einem gewissen „Ritual“ – geprägt. Das Problem dabei: Im Alltag der meisten Unternehmen hat die digitale Revolution solche strikt formalen Abläufe längst aufgebrochen. Wir kommunizieren im Rahmen flacher Hierarchien und sehr oft digital vermittelt, erleben fliessende Grenzen zwischen Arbeit und Privatem – mit dem Ergebnis, dass sich unsere Ansprüche an unser Arbeitsumfeld daran orientieren und insgesamt gestiegen sind. Klassische Vortragsroutinen, mangelnder technischer Komfort und eine Konferenzorganisation der „alten Schule“ wirken heute oft enttäuschend. Das Geheimnis einer modernen Eventkultur liegt oft im Detail – wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Gäste kennen und es schaffen, sie zu treffen.
Technisches Equipment und neue Medien – für Ihre Eventplanung unverzichtbar
Die typische „technische“ Ausstattung von Business-Events hält sich oft in engen Grenzen: PowerPoint-Präsentationen via Laptop, Flipcharts für die Diskussion, eine Konferenzmappe mit Corporate-Logo, Schreibutensilien und einigen ausgedruckten Unterlagen. Komfortabel ist dieses Konzept in aller Regel nicht. Für Events, die technisch und kommunikativ up to date sind, finden wir, dass die folgenden Punkte wichtig sind.
- Digitale Kommunikation:
Sie sollten damit rechnen, dass für die Mehrheit der Teilnehmer Ihres Business-Events die Zeiten handschriftlicher Notizen längst vorbei sind. Sie treffen mit Smartphones, Tablets oder Ultrabooks bei Ihnen ein und erwarten, dass sie ihre Mobilgeräte auch während Ihrer Veranstaltung problemlos nutzen können. Wichtiges notieren sie von vornherein in digitaler Form, möchten diese Informationen direkt teilen können und auch während des Events mit ihrem Office in Verbindung bleiben. Am besten erfüllen Sie solche Wünsche, wenn Ihre Event-Räumlichkeiten mit WLAN sowie Ladestationen für die Mobilgeräte ausgestattet sind. - Elektronische Registrierung:
Konventionelle Registrierungen sind durch Wartezeiten und Fehlerquellen meist alles andere als komfortabel. Wesentlich effizienter ist eine elektronische Registrierung – via E-Mail, über eine eigene Homepage für Ihr Event oder über eine Event-App für Computer und Mobilgeräte. Event-Apps sind in den USA zur Organisation von Veranstaltungen bereits ein etabliertes Tool und inzwischen auch hierzulande angekommen. Sie unterstützen alle organisatorischen Vorgänge rund um das Event: Anmeldung, Programminformationen, kurzfristige Updates der Agenda, Verteilung digitaler Dokumente, Ihre Kommunikation mit den Eventteilnehmern sowie die Kommunikation Ihrer Gäste untereinander. - Social Media:
Mit Social Media können Sie Ihr Event bereits im Vorfeld wirkungsvoll promoten. Durch eine interaktive Seite mit integrierter Blog- und Kommentarfunktion oder einem entsprechenden Auftritt in einem virtuellen Netzwerk ermöglichen Sie den Eventteilnehmern sowohl vor als auch nach der Veranstaltung eine aktive Kommunikation zu organisatorischen und inhaltlichen Fragen. Die Kommunikationsmöglichkeiten Ihrer Gäste erweitern Sie damit über das eigentliche Event hinaus – zahlreiche Synergieeffekte inklusive.
Catering – frisch, bio und gesund
Wir alle kennen Business-Lunchs in grösserer Gruppe, bei denen es zwei oder drei Standardgerichte gibt. Mit Individualität und persönlichem Geschmack hat das Ganze nichts zu tun – den neuen Food- und Service-Trends für Events steht diese Praxis geradezu diametral entgegen. Angesagt ist ein leichtes und gesundes Catering – idealerweise in Bio-Qualität, zumal sich viele Ihrer Gäste auch in ihrem Alltag möglichst gesund ernähren.
Frisches Obst, Cerealien, leichtes Gebäck, frisch gepresste Säfte und ähnliches eignen sich perfekt als Energiespender und Pausensnack. Kaffee- und Teespezialitäten kommen oft besser an als das pure Grundgetränk. Einmal abgesehen von grossen, repräsentativen Anlässen geht der Trend bei Lunch und Dinner eindeutig zu „kleineren“ – und ebenfalls leichten und gesunden – Formen, die übrigens auch das Budget Ihres Events deutlich weniger belasten. Ein Buffet oder die sogenannten „Tasting Stations“ ermöglichen individuellen und vielfältigen Genuss. Einige vegetarische und vegane Angebote sollten dabei nicht vergessen werden.
Besonders beliebt bei auswärtigen Gästen sind oft regionale Spezialitäten. Ein eher informeller Rahmen bringt auch die Kommunikation zwischen den Teilnehmern Ihrer Veranstaltung in Gang – nach einem anstrengenden Tag mit vielen Präsentationen oder Meetings wirkt er auf jeden Fall entspannend.
Meeting-Areas mit Lounge-Charakter
Hier sind wir bei der Frage, ob Sie die Atmosphäre Ihres Events planen können. Ja – auf jeden Fall. In welche Richtung diese Reise gehen soll, hängt natürlich auch vom Charakter Ihrer Veranstaltung, Ihrem Publikum und den Intentionen Ihres Unternehmens ab. Wenn die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung nicht gerade im Plenum sitzen, geht der allgemeine Trend zu eher informellen Arrangements, beispielsweise Meeting-Areas mit Lounge-Charakter. In den USA heisst er „Social Seating“ – mit genügend Raum für die Interaktion der Event-Teilnehmer sowie einem spürbaren Entspannungs- und Erholungsfaktor.
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