Die Party ist aus, das Event ist bestens gelaufen. Grund für eine durchaus positive Bilanz? Noch nicht! Denn nach dem Erfolg kommt die Arbeit. Die Spuren von Vergnügungen jeder Art werden erst jetzt so richtig sichtbar, wenn auch der letzte Gast gegangen ist.
Jetzt kommt die Zeit des Aufräumens. Wie Sie auch direkt nach dem Event noch Spass haben können, bevor der Letzte das Licht ausknipst, verrät Ihnen dieser Beitrag. Dabei gibt es hier kaum die klassischen Haushaltstipps, dafür eine Menge Anregungen für die richtige Organisation. Und Spass dürfen Sie natürlich immer auch relativ betrachten.
Das Ende schon von Anfang an im Blick haben
Die Planung eines Events beginnt meist schon lange vor dem eigentlichen Termin. Dann wird vorbereitet, organisiert, gemietet, engagiert und eingekauft. An vieles muss gedacht werden, damit die Party oder ein anders angelegtes Event auch wirklich zum vollen Erfolg wird. Bei vielen Planern hört die Veranstaltung mit der Verabschiedung der Gäste auf. Dann ist aber noch lange nicht Schluss!
Schon bei der Detailplanung für das Event sollten Sie auch an die Zeit denken, nachdem der letzte Gast gegangen ist. Dann heisst es aufräumen, spülen, putzen. Und sogar dann, wenn Sie dafür ein professionelles Team engagiert haben, ist für Sie die Veranstaltung dennoch nicht gleich beendet. Denn auch dann bleibt die letztgültige Verantwortung bei Ihnen.
Teams für Aufräumarbeiten zusammenstellen
Bereits während der Eventplanung wurden Teams für die unterschiedlichsten Aufgaben rekrutiert. Organisation, Einrichtung und Dekoration der Location, Gästebetreuung, Fahrservice, Gastronomie und Catering, Künstlerbetreuung, Ordnungshelfer und Security, eventuell Ticketverkauf und Einlasskontrolle und letztlich auch das Team für Notfallversorgung und Sicherheit. Nur eines haben Sie vielleicht vergessen: die Putzkolonne für den Spass danach.
Hier können Sie aus dem Veranstaltungsteam heraus selbst rekrutieren oder einen Fremdanbieter beauftragen. Das gilt für nahezu alle Bereiche der Eventorganisation. Besonders dann, wenn Sie eine angemietete Location nutzen, erwarten die Besitzer im Zeitrahmen der Vereinbarungen die Übergabe der wieder in den Ursprungszustand versetzten Räume und Freiflächen. Hier kann richtige Arbeit auf Sie warten, die Sie bereits in die Vorplanung des Events mit aufnehmen sollten.
Wer clever ist, organisiert Ordnung von Beginn an
Wer ein Event clever plant, sorgt von Beginn an für Ordnung. So gehört die Ausstattung mit ausreichend vielen Müllbehältern genauso zur Eventvorbereitung wie beispielsweise die Festlegung von Raucherinseln und Sammelflächen für Gläser und Geschirr. Wenn Sie vermeiden wollen, dass Flaschen, Gläser und Teller wild verstreut die Location verunstalten, erheben Sie dafür einfach ein Pfand. Dann bringen die Gäste ihr Geschirr brav wieder zurück.
Dort, wo das nicht geht, bestimmen Sie einzelne Mitarbeiter zu Ordnungshelfern. Diese können dafür sorgen, dass herrenlose Gläser, Flaschen und Ähnliches aufgesammelt werden und so auch keine Unfallgefahren bestehen. Ausserdem ist jeder jetzt schon bereinigte Abfall gesparter Aufwand für die Zeit des Aufräumens. Achten Sie aber darauf, dass die zwischenzeitliche Aufräumerei nicht den Ablauf des Events stört oder gar aufdringlich auf die Gäste wirkt. Nicht hinter jedem Gast muss ein Aufräumer stehen.
Aufräumarbeiten effektiv strukturieren
Wenn die Gäste gegangen sind und Ruhe auf dem Partygelände Einzug gehalten hat, wird Ihnen erst das gesamte Ausmass der Aufräumarbeiten bewusst. Nur wenn Sie jetzt gut geplant haben, kann in kurzer Zeit eine grundsätzliche Ordnung hergestellt werden.
Je nach tatsächlich zu erledigenden Arbeiten bilden Sie Teams für die unterschiedlichen anfallenden Arbeiten. Damit schaffen Sie auch für das Aufräumen schon eine verlässliche Struktur, die keinen überfordert. Aufgaben solcher Teams könnten sein:
- Tische abräumen
- Deko entfernen
- Müll sammeln
- Möbel aufräumen
- Geschirr spülen
- Grundreinigung
- Verschluss und Übergabe
Die wahre Zusammensetzung der Teams richtet sich natürlich danach, wie Sie Ihr Event organisieren. Wenn Sie beispielsweise von Beginn an Fremdanbieter für die verschiedenen Aufgaben engagieren, bleibt Ihnen bestenfalls noch die Koordination der einzelnen Auftragnehmer.
Sollten Sie alles selbst machen wollen, hilft Ihnen ein klare Struktur, die Aufgaben sinnvoll zu verteilen und einen professionellen Ablauf zu schaffen. Grundsätzlich muss besonders bei grossen Events ein Verantwortlicher die gesamten Aufräumarbeiten dirigieren. Dazu sollte auch jedes einzelne Team einen Teamleiter haben, damit konkrete Ansprechpartner vorhanden sind.
Aufräumen bei privaten Events
Feiern Sie eher im kleineren Rahmen, beispielsweise beim Familienfest, dann können Sie schon wesentliche Aufgaben gegen Ende des Events mit in die Feierlichkeit einbinden. So kann beispielsweise aus dem Gläser- und Geschirrsammeln ein kleiner Wettbewerb gemacht werden. Damit macht Aufräumen sogar noch Spass. Auch das Aufräumen der Möbel lässt sich einfacher machen, wenn jeder Gast gebeten wird, bevor er geht, seinen aufgeräumten Stuhl gegen ein kleines Give-away einzutauschen.
Die Hauptarbeit bleibt dann natürlich bei den Gastgebern hängen. Nach Möglichkeit versuchen Sie, die gröbsten Aufräumarbeiten direkt nach der Party zu erledigen. Gläser und Geschirr können schon gesammelt und in die Küche gebracht werden, Dekomaterial ist schnell in Müllsäcken verstaut und Tische und Stühle auch schnell zusammengerückt. So haben Sie am nächsten Morgen kein böses Erwachen und können den Rest der Arbeiten entspannt angehen. Geniessen werden Sie das vor allem dann, wenn Sie mit einem kräftigen Kater aus dem Schlaf erwacht sind.
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