Virtuelle Meetings in Corona-Zeiten
Die Corona-Pandemie zwingt uns in vielen Bereichen zum Umdenken. Arbeiten im Homeoffice und virtuelle Meetings sind derzeit üblich.
Mit der richtigen Vorbereitung ist ein Videocall mit Geschäftspartnern und Kollegen kein Problem.
Idealerweise planen Sie vor dem Meeting den Ablauf. Welche Themen werden angesprochen? Was ist zu klären und wer übernimmt die Vorbereitung für die einzelnen Tagesordnungspunkte? Bereiten Sie das digitale Treffen genau so vor, wie ein persönliches Meeting in den Geschäftsräumen.
Ein Moderator übernimmt die Organisation
Eine gute Idee ist ein Moderator, der den Ablauf des Meetings steuert. In den meisten Unternehmen übernimmt derjenige, der zum Termin eingeladen hat, die Organisation. Denken Sie als Verantwortlicher daran, ein Protokoll zu führen und wichtige Entscheidungen direkt festzuhalten.
Videocall statt Telefonkonferenz
Natürlich lässt sich ein Meeting auch als Telefonkonferenz mit mehreren Teilnehmern organisieren. Bedenken Sie, dass bei Gesprächen Mimik und Gestik wesentliche Rollen spielen. Gerade wenn Sie mit mehreren Teilnehmern wichtige Themen besprechen möchten, ist ein Videocall die bessere Option.
Beschränken Sie den Teilnehmerkreis
Laden Sie die Kollegen und Geschäftspartner ein, die mit dem Thema befasst sind und zu dem Treffen beitragen sollten. Zu gross sollte der Teilnehmerkreis nicht sein, sonst wird das virtuelle Treffen schnell unübersichtlich. Gerade eine lebhafte Diskussion ist mit mehr als acht Teilnehmern nur schwer zu führen. Reisst ein Teilnehmer die Redezeit an sich, wird das für die anderen Zuhörer schnell uninteressant und die Aufmerksamkeit sinkt.
Gute Vorbereitung und rechtzeitige Information der Teilnehmer
Bereiten Sie das Meeting gut vor und versenden die Tagesordnung rechtzeitig an alle Beteiligten. Per Mail sollten Geschäftspartner und Kollegen über den Ablauf informiert werden. Auch Angaben über die Einwahlmöglichkeiten sollten zeitnah übermittelt werden. Wichtig ist, dass jede Person über die entsprechende Technik verfügt, um an dem Call teilzunehmen.
Denken Sie an die Netiquette
Die Netiquette gilt natürlich auch bei einem virtuellen Meeting. Während des digitalen Termins sollte sich also niemand nebenbei einen Kaffee kochen oder ein Müsli zubereiten. Auch das Pausenbrot für die Kinder schmieren Sie am besten erst nach dem Call. Referiert ein Teilnehmer länger zu einem bestimmten Thema, ist es sinnvoll, dass die anderen Beteiligten sich währenddessen stumm schalten. Der bellende Hund oder das weinende Kind im Hintergrund sind dann nicht zu hören. Wer etwas zum Thema beitragen möchte, hebt die Stummschaltung einfach auf. Sind Sie zu einem Call eingeladen, sollten Sie sich im Vorfeld mit der Technik vertraut machen.
Wie bei einem richtigen Meeting sollten die Teilnehmer einander ausreden lassen. Manchmal ist das bei einem digitalen Treffen gar nicht so einfach, denn durch Verzögerungen bei der Übertragung kann es durchaus zu Überschneidungen kommen. Eine Einigung aller Teilnehmer auf eine wertschätzende Kommunikation am Anfang des Calls ist zu empfehlen.
Titelbild: fizkes – shutterstock
