Im ersten Teil dieses Ratgebers für Events mit Gästeliste ging es um die Ursachen dafür, dass erwartete Gäste nicht erscheinen, und um die Probleme, die daraus für Sie entstehen. Jetzt widmen wir uns der Problemlösung: In zehn übersichtlichen Schritten wollen wir Ihnen vermitteln, wie Sie gegen dieses Phänomen vorgehen können.
Die folgenden Tipps sind in keiner bestimmten Reihenfolge notiert. Sie können sie also allesamt als wichtig betrachten. Ausserdem werden Sie nicht alle Ratschläge hundertprozentig umsetzen können. Doch das ist normal und sollte Sie nur motivieren. Alle Tipps lassen sich anpassen und können letztlich sicher auch auf Ihr Unternehmen angewendet werden.
Leere Plätze auf Events und was Sie dagegen tun können – Teil 1
Leere Plätze auf Events und was Sie dagegen tun können – Teil 2
Analyse-Tools
Es ist wichtig, über Tools zu verfügen, um in der Nachbereitung das Event auf Schwachstellen hin zu analysieren. Welche Gäste sind nicht gekommen? Welche Art von Ticket oder Einladung haben sie bekommen? Sind es vielleicht speziell Jugendliche, ältere Personen, Eltern oder eine andere demografische Gruppe, die immer fernbleibt? Aus den Antworten zu diesen Fragen können Sie neue Erkenntnisse ableiten und Ihre Marketingbemühungen mit Blick auf die bisher ferngebliebenen Gäste verstärken.
Klare Kommunikation
Machen Sie den Eingeladenen klar, dass sie Sie über den Stand der Dinge informieren müssen. Dazu können Sie auch ein wenig Druck ausüben: Lassen Sie alle wissen, dass es zahlreiche Personen gibt, die gerne eine Einladung zu Ihrem Event hätten, aber dass die verfügbaren Plätze alle vergeben sind. Wenn Sie den Besucherstatus vorab kennen, können Sie proaktiv handeln. In der Folge geben allfällige Besucher, die doch nicht kommen können, ihren Platz ab – womit Sie wieder einige Stühle gefüllt hätten.
Die Medien benachrichtigen
Haben Sie Probleme damit, genügend Einladungen auf persönlicher Ebene an interessierte Gäste zu senden? Dann können Sie sich in der Regel auf die Medien verlassen. Das können Blogs oder andere Internetseiten sein. Auch das regionale Radio ist einen Versuch wert. So können Sie die Menschen in der Umgebung von Ihrem Event in Kenntnis setzen.
Das Event mit guten Zwecken verbinden
Auch dieses Mittel lockt immer einige Besucher an: Wenn Sie es sich leisten können, könnten Sie zum Beispiel einen bestimmten Prozentsatz des Eintrittspreises an eine wohltätige Organisation spenden. Alternativ können Sie auch Spiele veranstalten oder andere Programme initiieren. Wichtig ist, dass gesammeltes Geld für einen guten Zweck verwendet wird. Und dass Sie diesen vorab kommunizieren.
Online-Dienste nutzen
Sie können auch erwägen, eine Art Online-Check-In für Ihr Event einzuführen. Haben sich allfällige Gäste nicht bis spätestens 24 Stunden vor der Veranstaltung auf dieser Seite gemeldet? Dann können Sie davon ausgehen, dass kaum Interesse vorhanden ist. So erfahren Sie, wie viele Besucher ungefähr fernbleiben werden. Kombinieren können Sie dies mit dem nächsten Punkt.
Last-Minute-Plätze
Was im Touristik-Business funktioniert, geht auch im kleineren Rahmen: Wenn Sie feststellen, dass voraussichtlich eine bestimmte Menge an Gästen nicht erscheinen wird, können Sie die Pforten für ein spontanes Erscheinen ohne Einladung öffnen. Geben Sie bekannt, dass einige freie Sitze verfügbar sind, dass aber interessierte Besucher schnell handeln müssen. Das schürt das Interesse an Ihrem Event ungemein.
Die Spannung halten
Personen, die ihre Einladung vor sechs Monaten erhalten haben und jetzt zu einem Event müssen, sind in der Regel nicht besonders angeheizt – ein Fehler des Marketings. Veröffentlichen Sie daher in regelmässigen Abständen wissenswerte und wirklich aufregende Informationen – wie vielleicht das Erscheinen einer Band -, um das Interesse an Ihrem Event permanent wachzuhalten.
Gestaffelte Einladungen
Ein weiteres Mittel, welches Sie testen können, ist die Herausgabe von gestaffelten Einladungen. Senden Sie im Mai 100 Einladungen – und im Juni wieder 100 und im Juli 200 Stück. Damit generieren Sie Interesse an Ihrem Event („Das muss ja etwas Exklusives sein!“). Zugleich stellen Sie sicher, dass die Einladungen an die wichtigen – und wahrscheinlich erscheinenden – Personen zuerst verschickt werden.
Die Gäste als Helfer
Es ist keine Schande, auf der Einladung zu vermerken, dass die Adressaten Ihre Plätze gerne an andere Personen weiterleiten können, falls sie selbst nicht erscheinen können. Damit ersparen Sie sich Arbeit und füllen gleichzeitig garantiert die ansonsten leeren Plätze. Stellen Sie, falls Sie über das nötige Know-how verfügen, vielleicht auch eine Online-Plattform für den unkomplizierten Austausch von Tickets bereit.
Internet nutzen
Falls Sie sich bei der Eventplanung auf das Internet verlassen, sollten Sie entsprechende Tools nutzen: Stellen Sie fest, wie schnell bestimmte Gäste auf Einladungen in welcher Weise reagieren. Wenn Sie diese Informationen richtig auswerten, werden Sie schnell herausfinden, welche Besuchergruppen problematisch sind. Ein Nachteil ist allerdings: Sie müssen diese Form der Analyse sehr genau und permanent betreiben.
Mit den hier veröffentlichten Tipps sollte es Ihnen nicht allzu schwerfallen, Gäste für Events jeglicher Art zusammenzubringen oder zumindest dafür zu sorgen, dass die leeren Sitze nach und nach gefüllt werden. Probieren Sie es einfach bei Ihrem nächsten Event aus – enttäuscht werden Sie garantiert nicht!
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