So organisieren Sie ein erfolgreiches Konzert

03.01.2020
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Das Organisieren eines Konzerts ist für Bands, DJs und Veranstalter eine gute Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln, Bekanntheit zu erlangen und Geld zu verdienen.

Dabei ist die Organisation des Events gar nicht so schwierig, wie es vielleicht auf den ersten Blick erscheint. Alles was benötigt wird, ist ein wenig Planung und zuverlässige Partner für die Veranstaltung.

Planen Sie Ihr Budget

Alles beginnt mit dem Budget und dem Umfang, in dem Sie das Konzert organisieren möchten. Richten Sie ein realistisches Budget ein, um alle Ausgaben im Zusammenhang mit der Infrastruktur, der Buchung des Veranstaltungsorts und der Logistik zu decken. Stellen Sie an dieser Stelle fest, ob Sie Sponsoren für Ihre Veranstaltung benötigen. Crowdfunding kann hierfür eine geeignete Möglichkeit sein.

Die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort

Zunächst gilt es, einen geeigneten Veranstaltungsort für das geplante Konzert zu finden. Dies kann ein Veranstaltungsraum in einer Bar, in einem Club, einem Hotel, einem Gemeindehaus oder ein beliebiger günstig gelegener Raum sein, den Sie mieten können. Dabei ist wichtig, dass der Veranstaltungsort für die Besucher gut zu erreichen ist, damit Sie möglichst viele Besucher anziehen können. Im Sommer kann das Konzert unter Umständen auch draußen oder auf einem Innenhof stattfinden. Auch die Größe muss sorgfältig abgewogen werden.

Seien Sie bereit, das zu zahlen, was Ihrer Meinung nach ein angemessener Betrag ist, um einen geeigneten Raum zu mieten. Wenn es jedoch einen Vorteil für den Eigentümer gibt, zum Beispiel mehr Kunden anzulocken, wenn es sich beispielsweise um eine Bar handelt, fällt möglicherweise keine Mietgebühr an. In jedem Fall ist es am besten, wenn Sie die Vereinbarungen schriftlich festhalten und bestätigen

Lege Sie ein Datum für Ihr Konzert fest

Legen Sie einen Termin für Ihr Konzert fest und achten Sie darauf, dass Sie genügend Zeit haben, um das Event auf die Beine zu stellen, Interesse zu wecken und Tickets zu verkaufen. Vier bis sechs Wochen Vorlauf sind ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie zum ersten Mal ein Konzert arrangieren.

Die Details für Ihr Konzert organisieren

Überlegen Sie sich, welche Details Sie für Ihr Konzert arrangieren müssen oder möchten. Auf jeden Fall benötigen Sie Getränke für Ihre Besucher, eventuell bietet sich sogar ein Bar Catering an. Wenn Sie ein DJ-Set planen, kann es sein, dass Sie ein DJ-Pult benötigen. Für eine Live-Band brauchen Sie eventuell Verstärker und ein geeigenetes Soundsystem.

Machen Sie sich auch über das Personal und die Helfer Gedanken, die Sie am Abend des Konzerts sowie zu den Vor- und Nachbereitungen für verschiedene Aufgaben benötigen. Wenn Sie damit rechnen, etwas Geld zu verdienen, ist es unfair, von Ihren Helfern zu erwarten, dass sie ihre Dienste kostenlos anbieten. Bezahlen Sie sie, besorgen Sie ihnen ein Dankeschön oder bezahlen Sie zumindest ihre Getränke für den Abend.

Erstellen Sie Tickets für Ihr Konzert

Organisieren Sie für Ihr Konzert eine Form von Tickets. Diese können auf einem Heimcomputer mit speziellem Druckpapier in Form eines Tickets mit einem Abreißzettel am Ende erstellt werden, damit Ihre Tickets professioneller aussehen. Ihr Ticket sollte das Datum, die Uhrzeit und den Ort Ihres Konzerts deutlich anzeigen. Außerdem ist ein reduzierter Preis für Vorauskäufe ein guter Anreiz für die Leute, ein Ticket zu kaufen und sich dazu zu verpflichten, zu Ihrer Show zu kommen.

Ein weiterer Anreiz, ein Ticket zu kaufen, könnte darin bestehen, die Ticketnummer als Gewinnspielnummer zu verwenden und eine Verlosung im Laufe der Veranstaltung durchzuführen. Auch wenn dies kein Anreiz für den Kauf einer Eintrittskarte ist, könnte dies den Abend noch angenehmer gestalten – insbesondere für die Person, die den Preis erhält.

Erwägen Sie die Ausgabe einer Reihe von Freikarten in der Hoffnung, dass die Person, die die Karte erhält, Bekannte mitbringt, die ein Ticket kaufen. Beachten Sie jedoch, dass einige Freikarten möglicherweise einfach im Papierkorb Landen.


Mann hält eine Eintrittskarte in der rechten Hosentasche.

Eintrittskarten bringen Exklusivität und Professionalität in die Konzertplanung. (Bild: red mango – shutterstock.com)


Werben Sie für Ihr Konzert

Je mehr Sie für Ihr Konzert werben, desto besser. Beginnen Sie mit Ihren Social-Media-Kontakten sowie den Kontakten aller an der Veranstaltung Beteiligten, die in der Nähe leben, und das Konzert besuchen können. Personalisierte E-Mails sind viel besser als Massen-E-Mails, da sie weniger häufig ignoriert werden. Zugegeben, das dauert länger, aber es lohnt sich.

Wenn Sie eine Website haben, werben Sie darauf. Stellen Sie sicher, dass auf der Karte klar ersichtlich ist, wo sich der Veranstaltungsort befindet und wie Besucher dorthin gelangen. Wenn der Ort, an dem das Konzert oder die Veranstaltung stattfindet, eine eigene Website hat, lassen Sie diese auch werben.

Lassen Sie einige attraktive Plakate und Flyer erstellen. Halten Sie das Poster einfach und gut lesbar und zeigen Sie nach Möglichkeit auch ein Plakat am Veranstaltungsort an.

 

Titelbild: Taya Ovod – shutterstock.com


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