Die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen und das eigene Unternehmen nachhaltig zu vernetzen, ist eine der Antriebsfedern für jeden Konferenz- und Messebesuch. Besonders wenn Sie ein kostenpflichtiges Business-Event planen, stellen intelligente und effektive Networkingmöglichkeiten einen essenziellen Anreiz für Besucher dar, den Eintrittpreis zu berappen.
Aber auch bei internen Veranstaltungen können Networking-Anreize zu neuen Innovationsimpulsen führen und die Kommunikation zwischen Teams, Projekten und Abteilungen entscheidend verbessern. Nicht zuletzt ist die Vernetzung von Akademikern und Praxisspezialisten bei Wissenschaftsveranstaltungen eine wesentliche Triebfeder für die Entstehung neuer Forschungsprojekte und Kollaborationen.
Mit unseren Tipps zur Initiierung und Belebung von Netzwerkaktivitäten während Kongressen und Unternehmensveranstaltungen machen Sie Ihr Event zur ersten Adresse für wertvolle Businesskontakte – unabhängig davon, welche Zielgruppe Sie ansprechen wollen.
1. Definieren Sie die Zielsetzung
Networking kann viele verschiedene Formen annehmen. Die geplanten und eingesetzten Mittel sollten abhängig gemacht werden vom gewünschten Ergebnis. Sollen sich bestimmte Menschen kennenlernen, die diesen Wunsch zuvor selbst geäussert haben? Schweben Ihnen persönlich Konstellationen vor, die Sie für sinnvoll und zielorientiert halten? Ist der Grundgedanke eher, dass sich Menschen zusammenfinden, die sich normalerweise eher nicht unterhalten würden?
Geht es nicht um bestimmte Meetings, sondern eher um die Generierung einer allgemein kommunikationsförderlichen Atmosphäre? Sollen intensive Gespräche möglich sein oder liegt der Schwerpunkt auf Meet & Greets, die die Teilnehmer dann eigenständig vertiefen können? Legen Sie erst fest, worum es Ihnen geht, bevor Sie das Wie planen.
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2. Lassen Sie Teilnehmer mit entscheiden
Statt lediglich zu kommunizieren, dass das Event einen Networking-Schwerpunkt hat und die entsprechenden Kapazitäten vor Ort vorhanden sein werden, sollten Sie die Teilnehmer aktiv in die Networking-Planung einbinden. Fügen Sie der Anmeldung oder den Einladungen einen Online-Fragebogen bei, auf dem Gäste ihre spezifischen Interessen und Wunsch-Gesprächspartner listen können. Legen Sie (nach Einholen des Einverständnisses) Online-Profile der Gäste an, die durch einen Zugangscode für alle angemeldeten Teilnehmer sichtbar sind, und ermöglichen Sie so schon vorab eine direkte Kontaktaufnahme.
3. Entwickeln Sie Angebote
Es gibt eine ganze Reihe von Methoden, 1-on-1- und Gruppen-Networking zu stimulieren. Jede bedarf einer gewissen Vorbereitungszeit, die Sie berücksichtigen sollten. Hier sind einige Vorschläge:
- Business-Frühstück: Starten Sie den Tag mit einer Einladung, einander kennenzulernen. Wenn Sie das nötige Catering nicht aufbieten können, arrangieren Sie einfach einen entsprechenden Deal mit dem Hotel, in dem die meisten Ihrer Teilnehmer sowieso nächtigen.
- Speed-Dating: Doch, Sie haben richtig gelesen. Diese aus der Partnersuche bekannte Form des kurzen Aufeinandertreffens hat auch auf Konferenzen ihre Vorteile. Sie nimmt wenig Zeit in Anspruch und gestattet dennoch einen relativ intensiven Diskurs, der bei Interesse individuell zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden kann. Wichtig ist, dass die Teilnehmer sich bis spätestens zum Morgen des jeweiligen Tages angemeldet haben, damit Sie die entsprechenden Namensschilder herstellen und den Umfang des Minievents einschätzen können.
- Junior/Senior-Meetings: Gerade bei internen Unternehmensevents bleiben Management und Senior-Partner unter sich, während jüngere Mitarbeiter ebenfalls einen eigenen Kreis bilden. Dabei geht wertvolles Innovations- und Inspirations-Potenzial verloren. Um dieses zu realisieren, können kurze Brainstorming-Events zu einem präzisen, genau umrissenen Problem oder Projekt initiiert werden, zu denen sich jeweils zwei erfahrene und zwei neue Mitarbeiter des Unternehmens mit jeweils verschiedenen Kompetenzen und Erfahrungswerten zusammenfinden. Besonders fruchtbar sind dabei team- und abteilungsübergreifende Kombinationen.
- Bar-Camps: Diese offenen Kommunikationspools sind ideal, um viele verschiedene Teilnehmer mit ähnlichen Interessen zusammenzubringen. Die von Ihnen moderierte Vorstellungsrunde schafft das Sprungbrett und bricht das Eis; anschliessend sind die Teilnehmer frei in der Gestaltung der nachfolgenden, selbst organisierten Sessions. Planen Sie ein Bar-Camp als Teil Ihrer Veranstaltung, dann vergessen Sie nicht, dies früh genug anzukündigen und das Konzept ausführlich zu erläutern, damit Interessenten Zeit zur inhaltlichen Vorbereitung bleibt.
4. Schaffen Sie ideale Netzwerk-Räume
Fruchtbare Gespräche entstehen am besten in geeigneten Umgebungen. Schaffen Sie abgeschiedene, ruhige Orte, an denen auch vertraulichere Gespräche möglich sind. Sorgen Sie für eine ausgezeichnete, kabellose Netzwerkverbindung ins Internet an jeder Stelle des Veranstaltungsortes. Stellen Sie stilles Mineralwasser und Snacks sowie (unter Umständen gebrandete) Blöcke und Kugelschreiber zur Verfügung – auf Smartphones und Tablets lassen sich nicht immer ideal Ideen austauschen.
Sorgen Sie dafür, dass auch die kulinarischen Pausen netzwerkfreundlich sind und genug Tische zum Abstellen von Speisen und Getränken zur Verfügung stehen. Versuchen Sie bei mehrtägigen Konferenzen alle Hotels und Übernachtungsmöglichkeiten möglichst in fussläufiger Entfernung voneinander zu halten, so dass die Teilnehmer sich komfortabel verabreden können. Stellen Sie, falls alle Gäste einverstanden sind, eine Liste der jeweiligen Übernachtungsbuchungen zur Verfügung.
5. Greifen Sie aktiv ein
Begreifen Sie sich auch während der Veranstaltung kontinuierlich als Mediator, Moderator und Initiator. Brechen Sie die üblichen Grüppchen gewohnheitsmässig beieinander stehender Teilnehmer auf humorvolle Weise auf und mischen Sie sie neu. Stellen Sie abseits stehende Gäste nach einem kurzen, einleitenden Gespräch anderen Teilnehmern vor, die ähnliche Interessen haben – vielleicht mit einem oder zwei Tipps zur Gesprächsführung, falls angebracht. Stellen Sie in Ihren einleitenden Worten sicher, dass jeder Gast Sie als Ansprechpartner und Vermittler begreift und jederzeit mit einem Kennenlern-Wunsch auf Sie zukommen kann.
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