Eventplanung: Was bei der Wahl der geeigneten Location zu beachten ist

12.02.2015
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Der Saal erstrahlt im Glanze Tausender Lichter, die Musik spielt leise im Hintergrund, das Essen ist exquisit. Kurz gesagt: Ihr Event läuft einfach perfekt. Aber bis es tatsächlich so weit ist, hat man als Veranstalter und Planer eines Events eine Menge Zeit, Geld und wahrscheinlich auch die eine oder andere Träne der Verzweiflung investiert, um diesen Moment zu erleben.

Doch worauf achten Event-Planer, wenn sie auf der Suche nach der perfekten Location für ein herausragendes Event sind? Ist es wirklich nur die Örtlichkeit – Location, Location, Location –, die das Event ausmacht, oder fliessen weitere Faktoren in die Entscheidung mit ein?

Ob Hotel, Restaurant oder Messehalle, Event-Planer haben ganz bestimmte Ansprüche und Vorstellungen an die Örtlichkeiten eines “Knüller-Events” – und wir verraten Ihnen einige davon.

Eventplaner brauchen einen festen Ansprechpartner

Gerade dann, wenn ein Event-Manager ein Restaurant oder einen Klub buchen möchte, sehnt er sich nach einem festen Ansprechpartner, mit welchem er alle Details des kommenden Events besprechen kann. In kaum einem anderen Bereich gilt der Spruch “Zu viele Köche verderben den Brei” so sehr wie bei der Planung einer Veranstaltung und beim Event-Management. Deshalb ist es fundamental wichtig für den Event-Planer, einen festen Partner zu haben, der nicht nur tatsächlich erreichbar ist, wenn man ihn zur Besprechung wichtiger Punkte benötigt, sondern auch die notwendigen Befugnisse hat, um dem Planer gewisse Dinge zusichern zu können.

Hotels und Messeveranstalter haben meist einen Mitarbeiter in ihren Reihen, der sich um die anstehenden Veranstaltungen kümmert und die entsprechende Verantwortung übernimmt. Doch es handelt sich um ein weit schwierigeres Unterfangen, eine solche Person auch an anderen Veranstaltungsorten zu finden, die nicht so professionell aufgestellt sind wie die veranstaltungserfahrenen Messegesellschaften und grossen Hotels.

Technisches Equipment – bereits vorhanden?

Die passende Musik und eine ansprechende Beleuchtung gehören zu einem erfolgreichen Event einfach unbedingt dazu. Die zu klärende Frage in diesem Zusammenhang lautet, ob dieses Equipment schon vollständig an der Location vorhanden ist oder ob man es als Planer eines Events erst zusätzlich buchen muss. Das würde für den Veranstalter nämlich in letzter Konsequenz nicht nur bedeuten, dass er zusätzliche Kosten mit einkalkulieren muss; der Event-Planer muss sich auch schon im Vorfeld – und das rechtzeitig – um die Buchung des benötigten Equipments kümmern.

In der weiteren Folge, wenn das benötigte Material nicht vor Ort vorhanden ist, wäre da dann noch die Installation zu klären. Hierbei hat der Event-Planer die Aufgabe einer Verbindungsperson zwischen Veranstalter, dem Betreiber des Veranstaltungsorts und den Technikern, welche die Anlagen aufbauen müssen, damit alles problemlos und termingerecht zur Verfügung steht. Und das Ganze natürlich, ohne den Veranstaltungsort nachhaltig baulich zu verändern. Das bedeutet im Zweifelsfall für den Event-Planer: ein Mehr an Arbeit, Mehr-Kosten und viel mehr Chancen darauf, dass nahezu chaotische Verhältnisse vor dem Event herrschen.

Anlieferwege

Es ist erstaunlich und erschreckend zu sehen, wie viele sogenannte “professionelle Event-Locations” in der Realität nicht auf Events eingestellt zu sein scheinen. Besonders auffällig wird es, wenn es darum geht, das vom Veranstalter gewünschte Equipment in den Räumlichkeiten schadensfrei unterzubringen. Anlieferer-Parkplätze, die versteckt am anderen Ende des Parkplatzes zu finden sind, fehlende Rampen für Rollkarren, mit denen sperrige und schwere Gegenstände transportiert werden sollen, und verschlungene Wege durch Hinterhöfe, Küchen und Keller, die unnötig Zeit und Kraftaufwand der Techniker kosten. Dabei kann eine Location mit einem geschickt platzierten Nebeneingang unauffällig für einen reibungslosen Ablauf der Event-Vorbereitungen sorgen, da durch einen solchen Nebeneingang auch etwaige andere Gäste nicht gestört oder behelligt werden. Und exakt nach einem solchen Ort sucht der professionelle Event-Planer sehr gezielt.

Wie flexibel ist der Veranstaltungsort?

Um ein Event tatsächlich hervorstechen zu lassen, muss die fertige Location eine besondere “Persönlichkeit” besitzen. Ob diese “Personality” durch eine besondere Dekoration, aussergewöhnliche Tischservices und Tischdecken oder aber die Möglichkeit, als Besonderheit einen Starkoch in einer fremden Küche auftreten zu lassen, generiert wird, liegt letztlich nur an der Art des Events. Darum entscheiden sich viele Event-Planer bevorzugt für Veranstaltungsorte, die nicht auf ein starr eingefahrenes Konzept bestehen, sondern auf individuelle Anforderungen des Veranstalters und des Event-Planers flexibel und offen reagieren können oder wollen. Natürlich können die Veranstaltungsorte und deren Betreiber nicht auf jeden Wunsch eingehen, doch wichtig ist es, eine Balance zwischen Anforderungen und der Realität zu finden, mit der beide Parteien gut leben können.

Steht Wi-Fi zur Verfügung?

Es mag banal klingen, aber ein störungsfreier Zugang zum Internet ist mittlerweile unabdingbar für ein Event – sowohl in der Vorbereitungsphase als auch während der Veranstaltung. Auch wenn heute fast jeder Gast über sein Smartphone online gehen kann, ist ein freier Netzzugang essenziell, um schnell und unkompliziert auch mit Netbooks und Co. operieren zu können. Ist freies Wi-Fi auch für die Gäste möglich? Wenn ja, kann es dem Event noch mehr Aufmerksamkeit verschaffen, da die Besucher ihre Eindrücke direkt vor Ort über die sozialen Medien weiterverbreiten können. Quasi als eine Art “Play-by-Play” des Events. Und ein Event, über das “getwittert” wird, ist ein Event, über das die Menschen auch danach noch reden werden.

 

Oberstes Bild: © photobank.ch – shutterstock.com