Event-Apps machen die interaktive Planung von Konferenzen und Corporate Events möglich

17.03.2015
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In den USA sind sie bereits gang und gäbe – und auch hierzulande mittlerweile angekommen. Die Rede ist von Event-Apps, welche die Vorbereitung von Corporate Events und Konferenzen immens erleichtern können.

Die Planung sowie die Kommunikation mit den Veranstaltungsteilnehmern erfolgen damit über Mobilgeräte, also Smartphones oder Tablets. Den neuen “technologischen Gewohnheiten” kommen sie damit weit entgegen.

Natürlich lässt sich mit Event-Apps ein komplettes Veranstaltungsprogramm erstellen, fortlaufend aktualisieren und an die registrierten Teilnehmer versenden. Das Informationsprozedere wird durch die Programme deutlich unkomplizierter als bisher. Zudem kann sich der Veranstalter über eine vor allem bei Grossveranstaltungen spürbare Einsparung von Ressourcen freuen. Der Fokus der mobilen Apps liegt jedoch nicht nur darauf, sondern nicht zuletzt auch auf Echtzeit-Kommunikation. Beispielsweise lassen sich damit Umfragen erstellen oder Notizen machen. Auch die Anbindung an soziale Netzwerke – Facebook, Twitter & Co. – ist damit möglich. Die integrierte Chatfunktion unterstützt den direkten Dialog der Teilnehmer mit dem Veranstalter, den Referenten und vor allem untereinander.

Event-Planung, Networking und verbesserte Kommunikation

Die grundlegenden Funktionen von Event-Apps sind weitgehend standardisiert. Die User erhalten damit Zugriff auf das Eventprogramm, geplante Veranstaltungsorte, eine Referentenliste, möglicherweise auch auf Angaben zu den Biografien oder beruflichen Schwerpunkten der Referenten oder eine mehr oder weniger ausführliche Liste der Konferenzteilnehmer. Damit gehen sie zunächst über ein gedrucktes Eventprogramm nicht allzu weit hinaus, allerdings wird der Zugang zu allen relevanten Informationen komfortabler. Einen echten Mehrwert bieten dagegen zusätzliche Funktionen – Live-Abstimmung, Chats, Awards oder Kontaktvermittlung. Damit erweisen sich die Apps unter anderem als optimale Tools für aktives Networking während des Events und schaffen oft die Grundlagen dafür, auch danach noch in Kontakt zu bleiben.

Unterschiede in Konzepten und Lizenzen

Wie die Event-App für ein bestimmtes Veranstaltungsprojekt auszusehen hat, ergibt sich aus dem Charakter des Events und natürlich auch den Absprachen zwischen Auftraggeber und Entwickler. In der Regel beschränken sich die Anwendungen nicht auf einen allgemeinen Standard, sondern sind das Resultat einer individuellen Programmierung. Aktuell haben sich für die Entwicklung der Programme zwei unterschiedliche Wege eingebürgert. Eine Möglichkeit ist, dass alle Inhalte vom Auftraggeber vorgegeben werden und der Entwickler später auch notwendige Updates und Änderungen übernimmt. Alternativ werden durch den Developer eine Grundstruktur sowie ein Content-Management-System geliefert – das Einpflegen neuer Inhalte und Änderungen nimmt der Auftraggeber nach Belieben eigenständig vor. Neben der Teilnehmeranzahl eines Events spielen als Kostenfaktor ausserdem verschiedene Lizenzmodelle eine Rolle – wie bei anderer Software auch sind Pauschalpreise oder Laufzeitmodelle möglich.

Native Apps versus webbasierte Apps

Auch für die Implementierung von Event-Apps gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Native Apps werden für ein bestimmtes mobiles Ökosystem – Android oder iOS – entwickelt und über Google Play oder Apple iTunes angeboten. Webbasierte Apps werden über Internetseiten abgerufen, die für die Ansicht auf Smartphones und Tablets optimiert sind.

Vor- und Nachteile ergeben sich potenziell aus beiden Varianten. Native Apps sind in der Regel kostengünstiger und für die Verwendung auf allen Endgeräten – also beispielsweise auch Notebooks – optimiert. Native Apps ermöglichen ihren Verwendern einen intuitiven Zugang auf der gewohnten Benutzeroberfläche ihrer Mobilgeräte. Marktreif sind im Event-Bereich inzwischen sowohl Native als auch webbasierte Apps. Die Entscheidung, welche Apps er präferiert, liegt letztendlich beim Veranstalter als ihrem ersten Verwender.

Hohe User-Akzeptanz laut Pilotstudie

Erfahrungen des deutschen Experten für digitale Medien und CEO der plazz entertainment AG in München Jürgen Mayer zeigen, dass die Anwendungen von Event- und Konferenzteilnehmern sehr gut angenommen werden. Den letzten Jahreskongress des Bundesverbandes deutscher Zeitungsverleger hat das Unternehmen auch für eine Pilotstudie zu seiner mobilen Event-App genutzt: Von den 300 Konferenzteilnehmern haben mehr als 65 % die angebotene App genutzt – überwiegend mehrfach und im Schnitt mit zwölf Sessions pro Verwender. Ein Drittel der User griff mit ihrem Smartphone – also nicht mit einem Tablet oder Notebook – auf die Programme zu.

Verwenden lassen sich die mobilen Apps prinzipiell für jede Art Event. In der Praxis wird es dabei oft um Veranstaltungen gehen, deren Initiatoren offen für innovative technologische Konzepte sind. Experte Mayer sieht exzellente Anwendungsfelder bei wissenschaftlichen Einrichtungen, unternehmensinternen Veranstaltungen in Firmen, die sich in einer technologischen Vorreiterrolle sehen, bei Events im IT-Bereich oder – unter anderem durch den Wegfall von Papier- und Druckressourcen – bei “Green Conferences” in verschiedenen Bereichen.

 

Oberstes Bild: © Andresr – Shutterstock.com