Ein Seminar planen mit Erfolg

07.02.2020
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Wer erfolgreich ein Seminar planen möchte, der sollte ein wenig Zeit für die Vorarbeit mitbringen. Hier gilt wie bei so vielen anderen professionellen Events auch: Gut geplant, ist halb gewonnen. Es muss nicht nur überlegt werden, wer das Seminar leitet und welche Menschen hier involviert werden. Auch die Location und die Teilnehmer müssen mit Bedacht gewählt werden.

Der erste Schritt für ein gelungenes Seminar ist eine entsprechende Recherche. An dieser Stelle werden Veranstalter darüber informiert, was es alles zu beachten gilt, um die Teilnehmer zufriedenzustellen. Wer alle Erwartungen erfüllt, der darf damit rechnen, dass die Besucher auch zu einem oder mehreren Folgeterminen wieder erscheinen.

Den richtigen Veranstaltungsort finden

Bevor es um die konkrete Planung des Programms geht, sollte die passende Location gefunden werden. Wer hier bereits einen Raum, eine Halle oder Büros im Kopf hat, der sollte zuerst einmal nachfragen, ob die Räumlichkeiten am gewünschten Datum noch zu haben sind. Ist das nicht der Fall, müssen schnell Alternativen gefunden werden.

In erster Linie sollte die Location mit dem Auto und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen sein. Das ist wichtig, damit auch Teilnehmer ohne eigenes Auto oder Personen, die von weiter weg kommen, problemlos teilnehmen können. Es wäre schade, wenn die Anzahl der Teilnehmer nur aufgrund der schlechten Lage sinkt.

Ebenfalls gegeben sein muss genügend Platz für sämtliches Equipment, die Möbel und natürlich für die Teilnehmer selbst. Bedenken sollten Veranstalter in diesem Zusammenhang, dass die Besucher nicht nur auf dem vorgesehenen Platz verweilen werden. Gibt es einen Ort, an welchem geraucht und die Beine vertreten werden können, ist das ein Pluspunkt.

Ist direkt vor Ort eine Grundausstattung verfügbar, so können sich Verantwortliche viel Zeit und teilweise auch Geld sparen. Gibt es einen Beamer, Projektoren und ausreichend viele Stühle und Tische? Das ist kein Muss, macht die Durchführung allerdings einfacher.


großes leeres modernes Meeting, Seminar, Konferenzraum im Hotel

Je nach Grösse der Veranstaltung, eignen sich auch Konferenzräume in Hotels für ein Seminar. (Bild: Bogoshipda – shutterstock.com)


Das Seminar effektiv bewerben

Damit die geladenen Teilnehmer auch tatsächlich ihre wertvolle Zeit opfern und das Seminar besuchen werden, muss die Veranstaltung beworben werden. Wer dafür sorgt, dass die begrenzte Teilnehmerzahl die Teilnahme noch attraktiver macht, der hat hier schon gewonnen.

Beworben werden kann das anstehende Seminar sowohl in Fachzeitschriften als auch im Internet oder intern auf den Websites von Firmen. Mund-zu-Mund-Propaganda ist ebenfalls wichtig, um noch mehr Menschen zu begeistern. Der Mehrwert für Besucher sollte hier klar betont werden. Was können die Teilnehmer konkret aus dem Seminar mitnehmen? Und inwiefern bringt das Wissen einen Mehrwert im (Arbeits-)Alltag der betreffenden Personen?

Verpflegung sicherstellen

Vor allem das leibliche Wohl sorgt dafür, dass alle Teilnehmer von Anfang an positiv gestimmt sind. Hierzu zählen natürlich nicht nur Getränke, sondern auch die Speisen. Da es sich hier um einen der grössten Kostenpunkte handelt, darf beim Thema Catering gerne der Preis verglichen werden.

Es geht in Sachen Verpflegung nicht in erster Linie darum, dass alle Teilnehmer satt werden oder gar ein warmes Essen zu sich nehmen können. Kleine kalte Snacks sorgen allerdings dafür, dass sich die Menschen wohler fühlen und sich in den Pausen ein wenig stärken können.

Wollen Veranstalter an dieser Stelle Geld sparen, sollten alle Lebensmittel selbst organisiert werden, die nicht leicht verderblich sind. Abgepackte Snacks, Softdrink und Zutaten für einen frischen Kaffee können problemlos Stunden oder sogar Tage vor dem Seminar an den Veranstaltungsort gebracht werden.

Wer seinen Teilnehmern ein wenig mehr Luxus bieten möchte, der kann eine Bar mieten. Diese macht nicht nur optisch viel her, sondern ein professioneller Barkeeper sorgt auch dafür, dass sich die Gäste ganz auf die Inhalte der Veranstaltung konzentrieren können.


Geschäftsfrau serviert sich bei der Veranstaltung des Buffetservice

Denkarbeit erfordert teilweise viel Energie, die auch mit der Zeit wieder aufgefüllt werden muss. Daher sollten Speisen und Getränke in ausreichender Menge zur Verfügung gestellt werden. (Bild: CandyBoy Images – shutterstock.com)


Ablauf minutiös planen und Erwartungen gerecht werden

Bei Seminaren gilt: Je genauer der Ablauf und die Inhalte festgelegt werden, desto weniger kann am Ende schiefgehen. Deshalb ist es wichtig, dass sowohl die Einleitung, als auch der Hauptteil und der Schluss klar voneinander getrennt und separat geplant werden.

Sofern es beim Seminar verschiedene Verantwortliche geben wird, ist die Absprache im Team sehr wichtig. Kann ein Sprecher dem anderen eine kleine Hilfestellung im Notfall geben, so macht sich das in flüssigem Sprechen und mehr Selbstbewusstsein bemerkbar.

Gerade für den Anfang und das Ende eines Seminars sollten sich Veranstalter persönliche Anekdoten oder witzige Einlagen überlegen. Natürlich geht es nicht darum, das Publikum unter allen Umständen zum Lachen zu bringen. Dennoch dürfen hin und wieder inhaltliche Elemente eingebaut werden, welche die Veranstaltung auflockern.

Wichtig bei allen Seminaren: Die Veranstaltung soll nicht nur lehrreich sein und dem Kontakte knüpfen dienen, sondern sie darf auch gerne Spass machen. Damit das klappt, sollten Vorträge nicht zu lange dauern und die Pausen fest eingeplant werden. Wird das Publikum aktiv miteinbezogen, entsteht mehr Dynamik.

 

Titelbild: Matej Kastelic – shutterstock.com


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