In diesem dreiteiligen Beitrag beleuchten wir die Veranstaltungsorganisation kleinerer bis mittlerer Unternehmen (KMU) und natürlich von Freiberuflern.
Teil 3: Werbepartner, Sponsoren, Referenten und Ihre eigene Rolle als Gastgeber
Dies ist ein Bericht in drei Teilen:
11. Viele KMU sind regional verankert und versorgen eine Zielgruppe innerhalb eines bestimmten Einzugsbereichs. Bei all dem Hype über die Grenzenlosigkeit des Internets und des Online-Marketings wird häufig die Pflege der „Offline-Kontakte“ vor Ort vernachlässigt. Doch gerade für die Kommunikation eines Events können lokale Partner entscheidend sein. Suchen Sie sich kleinere Regionalzeitungen als Medienpartner und lassen Sie ihnen rechtzeitig eine massgeschneiderte Pressemitteilung zukommen. Kooperieren Sie mit Ladengeschäften, die Ihre Plakate aushängen können.
Legen Sie sich vorher eine Liste an, welche Dienstleistungen und/oder Produkte Sie im Tausch gegen Werbefläche bieten können. Ob es Webdesign oder Versicherungsversorgung ist, Sie werden fast immer etwas anzubieten haben, was eine Bewerbung Ihres Events zu einem Win-Win für regionale Partner macht. Wenn Ihre eigenen Dienste nicht von direktem Interesse sind, bieten Sie beispielsweise Gewinnspiele für Leser und Käufer an, die an die Promotion Ihres Events verknüpft sein können.
12. Behandeln Sie Sponsoren und Sprecher als die heimlichen VIP-Gäste Ihres Events. Ermöglichen Sie Sponsoren so viele Projektionsflächen ihres Portfolios wie möglich, ohne dabei selbst zur reinen Werbefläche zu werden. Fragen Sie nach, welche Wünsche die Sponsoren haben und bieten Sie von sich aus zusätzliche Kommunikationskanäle an. Sponsoren können für Ihr KMU weit über das Event hinaus eine wertschöpfende Partnerschaft darstellen. Bleiben Sie gerade deshalb realistisch und eher bescheiden, wenn Sie Sponsoren die prospektive Teilnehmerzahl mitteilen. Es ist besser, angenehm zu überraschen, als hinterher nicht den versprochenen Return-on-Invest liefern zu können.
Gute Sprecher sind der häufig der Grund dafür, warum Teilnehmer und Gäste kommen, für die kleinere Events sonst eher nicht infrage kämen. Viele Referenten „brennen“ für ihr Thema und sind bereit, auch gegen eine geringe Gage darüber zu sprechen, wenn ihnen die nötige Freiheit gewährt wird. Machen Sie klar, dass es Ihnen nicht (nur) um die Reputation des Referenten geht, sondern vor allem um seine aktuelle, fundierte Meinung zum Thema. Stellen Sie dabei sicher, dass dieses nicht nur Sie persönlich interessiert, sondern mindestens 80 % Ihrer Gäste. Kommen Sie Ihren Referenten hinsichtlich Komfort und besonderer Wünsche so weit entgegen, wie Sie können (so lange diese realistisch bleiben) – diese Investition lohnt sich mehr als Raumdekoration oder der extra Gang beim Menu.
13. KMU müssen die Organisationsarbeit für ihre Veranstaltungen meist selber stemmen. Selten können sie sich eine Event-Firma leisten. Diese Arbeit kommt dann zum täglichen, operativen Business noch hinzu. Versuchen Sie, die Verantwortlichkeiten auf so viele Mitarbeiter wie möglich zu verteilen und jeweils an die persönlichen Vorlieben des Einzelnen anzupassen. Sie wissen beispielsweise, dass Ihre Buchhaltung gerne gut isst? Dann kann sie sich ums Catering kümmern. Stellen Sie klar, dass Sie trotz der Eigenverantwortlichkeit der Einzelnen in allen event-bezogenen Mails ins „CC“ gesetzt werden möchten. Sobald einzelne Kostenpunkte ein von Ihnen vorab festgelegtes Budget überschreiten würden, müssen Sie vorher gefragt werden. Richten Sie im Intranet oder auf einer Onlineplattform einen (passwortgeschützten) Eventplan ein, in dem jeder seinen Planungsfortschritt protokolliert.
14. Gestalten Sie Ihr Event bewusst und sichtbar nachhaltig. Noch sind „grüne“ Veranstaltungen leider keine Selbstverständlichkeit – umso mehr bleibt es aber in Erinnerung, wenn Ihres eine löbliche Ausnahme darstellt. Messen Sie den CO2-Fussabdruck der gesamten Veranstaltung und nehmen Sie über eine darauf spezialisierte Firma einen Ausgleich vor. Häufig ist dies in Form einer finanziellen Unterstützung greifbarer Projekte wie Windfarmen möglich. Kommunizieren Sie diese Information, das eventuelle Zertifikat, das Sie bekommen, und alle anderen umweltschonenden Massnahmen im Rahmen Ihres Marketing.
15. Gerade als Einzelunternehmer oder Inhaber eines kleinen bis mittleren Unternehmens kann der Event-Tag sich als anstrengend erweisen, weil Sie für vieles verantwortlich sind und die Zuständigkeiten nur bedingt delegieren können. Dennoch: Ihre Laune ist das Barometer für die gesamte Stimmung. Seien Sie deshalb so positiv und aufmerksam gegenüber den Teilnehmern wie möglich. Geniessen Sie das Event sichtlich und legen Sie das Augenmerk auf die Interaktion mit den Gästen, anstatt aufgescheucht von A nach B zu rennen und alles doppelt und dreifach zu überprüfen. Kleine Pannen bleiben nicht in Erinnerung, Ihre Dynamik aber sehr wohl.
Wenn Sie selbst eine Rede halten wollen, vergessen Sie nicht, diese vorher zu üben – und am besten einmal im privaten Rahmen zu testen. In selbst gehaltenen Vorträgen transportieren Sie die ganze Kompetenz und die Vertrauenswürdigkeit, die Sie als Inhaber oder Gründer mitbringen; sie kann das auslösende Moment für zukünftige Partner und Neukunden sein, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Lassen Sie also nicht zu, dass Sie diesen Aspekt über lauter organisatorischen Angelegenheiten vergessen. Vergegenwärtigen Sie sich auch herausfordernde Fragen, die von Ihren Teilnehmern kommen könnten und bereiten Sie Antworten vor.
Geben Sie Ihrem Publikum praktische Empfehlungen und direkt umsetzbare Tipps mit auf den Weg, anstatt lediglich über Ihr eigenes Unternehmen und dessen Portfolio zu sprechen. So hinterlassen Sie und Ihr Event langfristig einen guten Eindruck. Im Endeffekt wird es Ihr Wissen und Ihre Dialogbereitschaft sein, die Teilnehmer für Sie einnimmt – nicht die Bestückung der Bar oder die teuren Plätzchen in der Kaffeepause.
Oberstes Bild: © Lisa S. – shutterstock.com
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