Die Beurteilung jeder Veranstaltung hängt massgeblich von ihrer Atmosphäre ab, ganz unabhängig von den kommunizierten Inhalten. Unsere praktischen Tipps helfen Ihnen dabei, diese unvergesslich zu machen.
Erfahren Sie deshalb im zweiten Teil unseres Berichts mehr darüber, wie Sie auf Ihrem Event eine perfekte Atmosphäre schaffen können.
5. Versorgen Sie jeden Teilnehmer mit einem Ansprechpartner
Um sich wohlzufühlen, muss man willkommen geheissen werden – das gilt auch für Events. Sorgen Sie dafür, dass jeder Teilnehmer persönlich begrüsst wird. Hierfür sollte ein personell ausreichend bestücktes Team im Empfangsbereich abgestellt sein, das die Gäste kurz über „Basisdaten“ aufklärt (Check-in, Garderobe, Refreshments, Internetanbindung etc.) und in die richtige Richtung zur Anmeldung weist.
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Auch dort sollten genügend Mitarbeiter platziert sein, um einerseits einen reibungslosen Ablauf der Registrierung zu gewährleisten und andererseits Fragen und Wünsche entgegennehmen zu können. Achten Sie auch auf dem Event entsprechende Kleidung. Diese muss keinesfalls uniformiert, aber sollte dem Anlass angemessen sein.
Idealerweise stellen Sie zur Koordination der Ankommenden einen eigenen Verantwortlichen ab, damit Sie sich vor allem in der heissen Anlaufphase hinter den Kulissen um eventuelle Last-Minute-Pannen kümmern können. Sorgen Sie allerdings selbst dafür, dass alle an der Rezeption Arbeitenden eine detaillierte Einführung in den Event-Ablauf, das Programm und die Gegebenheiten der Venue genossen haben, um Fragen kompetent beantworten zu können. Stellen Sie eine Telefonnummer für Nachfragen zur Verfügung und sorgen Sie dafür, dass jeder ein Mobiltelefon dabeihat.
Rechnen Sie grob mit einem Mitarbeiter pro 25 Teilnehmer in der intensiven Willkommensphase. Später kann dieses Team natürlich wieder reduziert und dann für intensivere Konferenz- oder Messephasen nochmals aufgestockt werden. Nehmen Sie sich später im Lauf des Tages Zeit, selbst präsent zu sein und Ihre Gäste zu begrüssen – ob persönlich oder als Ansprache.
6. Leisten Sie sich einen Lichtdesigner
Wenn es Ihnen wirklich ernst ist mit der Atmosphäre Ihrer Veranstaltung, dann engagieren Sie einen Profi, um die Lichtsituation zu optimieren. Licht gehört zu den essenziellen Stimmungs-Erzeugern des Menschen – nutzen Sie diese Tatsache für sich aus. Damit ist längst nicht nur die dramatische Ausleuchtung der Bühne bei Preisverleihungen oder Abschlussveranstaltungen gemeint. Mindestens genauso wichtig ist die Beleuchtung von Messehallen und einzelnen Ständen, Workshop- und Seminarräumen, Präsentationsflächen und Vorträgen.
Wie oft haben Sie nicht schon jemanden sagen gehört: „Es waren wirklich interessante Aussteller da, aber länger als drei Stunden war dieses Licht einfach nicht zu ertragen“? Nun, umgekehrt gilt das Gleiche: Wenn Sie eine angenehme, gezielte, natürliche Licht Atmosphäre schaffen, wird dies die Stimmung Ihrer Teilnehmer im wahrsten Sinne „aufhellen“. Die richtige Vortragsbeleuchtung erlaubt gleichzeitig die perfekte Sicht auf präsentierte Videos und Slides, während Teilnehmer dennoch Ihre eigenen Tablets oder Blöcke nutzen können.
Perfekt beleuchtete Produkte und Displays bleiben nachweislich länger in Erinnerung als flache, im Umgebungslicht ertrinkende Objekte. Auch die Räume selbst können durch Licht entscheidend aufgewertet werden, vor allem wenn sie nicht gerade durch ihre Architektur überzeugen. An die Decke gerichtete LED-Strahler erzeugen Höhe und „Denkraum“, tote Winkel können durch Logo-Projektionen zu interessanten visuellen Brennpunkten werden, zu grosse Räume mit Farbeffekten optisch unterteilt werden.
7. Stellen Sie die Kulinarik in den Mittelpunkt
Richtig, Ihre Teilnehmer kommen nicht um des Essens wegen. Aber wenige Aspekte wirken so fundamental auf unsere Bewertung eines Ortes wie die zur Verfügung stehende kulinarische Versorgung. Das ist ein archaischer Überlebensinstinkt, den CEOs sich vielleicht diszipliniert abtrainiert haben mögen, der auf mindestens 80 % Ihrer Teilnehmer aber weiterhin zutrifft.
Fragen Sie diese rechtzeitig vorab nach ihren Wünschen hinsichtlich Diäten oder ethischen Erwägungen (vegetarisch/vegan). Sorgen Sie dafür, dass immer genug Beilagen und rein pflanzliche Gerichte vorhanden sind, um auch unangemeldete Wünsche zu berücksichtigen. Arbeiten Sie mit Caterern zusammen, die Wert legen auf bio-dynamische, regionale und saisonale Zutaten, und kommunizieren Sie dies auch. Das wird Ihren Teilnehmern das Gefühl geben, dass Ihnen die Gesundheit aller und des Planeten am Herzen liegt (was es ja auch sollte).
Stellen Sie den ganzen Tag unlimitiert gutes Tafelwasser in schönen Glasflaschen zur Verfügung. Versuchen Sie, neben Selbstläufern auch ausgefallenere Biere und Weine anzubieten, die ein Gesprächsthema liefern. Sorgen Sie in jedem Fall dafür, dass es den ganzen Tag über Snacks sowie Kaffee und Tee gibt und dass die entsprechende Präsentation regelmässig aufgefüllt und rein gehalten wird.
8. Sagen Sie von Herzen „Auf Wiedersehen“
Optimal gelaufen ist Ihr Event, wenn Ihre Gäste es nach Abschluss mit dem berühmten „runden Gefühl“ verlassen. Dieses können Sie forcieren, indem Sie sich persönlich für die Teilnahme bedanken und dabei Ihre persönlichen Highlights der Veranstaltung noch einmal kurz Revue passieren lassen. So vertiefen Sie den Eindruck, dass das Event nicht nur eine professionelle Notwendigkeit war, sondern ein persönliches Anliegen Ihrerseits. Verabschieden Sie sich individuell von den Teilnehmern, die Sie auch persönlich begrüsst haben – das kommuniziert Kontinuität.
Versuchen Sie sie bei der Verabschiedung nicht subtil oder offensiv zu einer positiven Rezension des Events etwa auf Social-Media-Plattformen zu bewegen, ihnen einen auszufüllenden Bewertungsbogen in die Hand zu geben oder sie zu einer verbindlichen Aussage hinsichtlich zukünftiger Kooperation zu drängen. Das hat alles seinen Raum in der Nachbereitung. Jetzt geht es nur darum, Danke zu sagen und zu transportieren, dass Ihr Gegenüber eine Bereicherung der Veranstaltung war.
Ideal ist es, wenn Sie hierzu noch einmal kurz auf eine Frage, einen Vorschlag oder einen anderen inhaltlichen Beitrag desjenigen zurückverweisen können. Eine Goodie-Bag ist selbstverständlich ebenfalls eine effektive Geste – aber authentische Worte erfüllen denselben Zweck.
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