Sportturniere richtig planen und organisieren

05.02.2015
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Sportturniere sind gerade im Sommer eine beliebte Aktivität. Ganz gleich ob Fussball-, Tennis- oder Tanzturnier, man kann damit sowohl Geld für den guten Zweck sammeln als auch eine Menge Spass haben.

Natürlich erfordert ein solches Event einige Vorbereitung, aber mit unseren Tipps und ein wenig Planungsgeschick wird das Turnier zum “Kinderspiel”.

Zuerst fällt naturgemäss die Entscheidung, welche Art von Turnier Sie planen wollen. Ist dieses Problem gelöst, geht es an die Planung. Ganz oben auf Ihrer Liste sollte nun die Organisation

  • eines zuverlässigen und motivierten Teams
  • eines Veranstaltungsorts
  • von Preisen und Medaillen für die Siegerehrung sowie
  • von Schiedsrichtern

stehen. Entscheiden Sie, wie gross das Turnier werden soll, und planen Sie die Freiwilligenzahl so ein, dass auch zu jeder Zeit genügend Mitarbeiter vor Ort sind, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Effektive Zeitplanung

Es gibt Dinge, die man in letzter Minute noch ändern kann, wie zum Beispiel kleinere Dekorationen und Co. Doch Punkte wie die Buchung des Veranstaltungsortes oder die Buchung von Schiedsrichtern erfordern einige Zeit und punktgenaue Planung. Fertigen Sie sich also rechtzeitig Checklisten für Ihr Event an, die im besten Falle nach Zeiträumen gestaffelt sind. Zwei bis drei Monate vor dem Event sollten zum Beispiel das Datum, der Ort und die angestrebte Teilnehmerzahl feststehen. Eine Woche davor sollte kontrolliert werden, ob auch alle benötigten Requisiten (wie zum Beispiel Stoppuhren und Co.) parat sind oder man Last-Minute-Besorgungen machen muss.

Die Suche nach Sponsoren

In wohl kaum einem Segment spielen Sponsoren eine so grosse Rolle wie bei Sport-Events. Da gibt es Bekleidungsausstatter, Energydrink-Hersteller, aber auch Autofirmen sehen ihre Logos gerne bei Events. Wichtig ist es, diesen Sponsoren eine detaillierte Präsentation des Events liefern zu können, aus der auch Punkte wie die Reichweite oder die Berichterstattung in den Medien ersichtlich werden. Je überzeugender Ihre Präsentation ist, desto wahrscheinlicher wird ein Sponsoring, zum Beispiel von Trikots oder der Verpflegung der Sportler und Gäste.

Für das Event werben

Je nach Grösse Ihres Events sollten Sie auch die Werbung entsprechend planen. Soll es eine grosse Veranstaltung mit zahlreichen Teilnehmern und Sponsoren werden, bieten sich Werbungen in Fachzeitschriften an. Auch Plakate, die am Veranstaltungsort (zum Beispiel der Sporthalle) aufgehängt werden, können reichlich Aufmerksamkeit auf Ihr Event ziehen. Das Design und der Druck von Werbematerialien können manchmal einige Zeit in Anspruch nehmen, planen Sie also frühzeitig und sichern Sie ab, dass alles rechtzeitig fertig ist.

 

Oberstes Bild: © grynold – Shutterstock.com