Save-the-Date-Einladungen – Gäste rechtzeitig informieren

23.09.2020
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Mit einer Save-the-Date-Einladung geben Sie den Termin für Ihr Event rechtzeitig bei den Gästen bekannt.

Bei Anlässen wie Hochzeiten sind Einladungen zwischen 9 und 12 Monaten vor dem Termin üblich.

In den USA sind Save-the-Date-Einladungen vor Hochzeiten gängige Praxis. Auch bei uns setzen sich die Ankündigungen eines grossen Events zunehmend durch. Ein bis zwei Jahre Vorbereitungszeit für eine grosse Hochzeitsfeier sind in vielen Fällen normal. Natürlich wäre es sehr schade, wenn einige Gäste wegen Terminproblemen nicht teilnehmen könnten. Und genau hier kommt die Save-the-Date-Einladung ins Spiel.

Bekanntgabe des Termins ohne weitere Details

Wenn Sie eine grosse Veranstaltung wie eine Hochzeit planen und die Gästeliste entsprechend lang ist, sollten Sie die Teilnehmer frühzeitig informieren. Perfekt geeignet sind sogenannte Save-the-Date-Einladungen, mit denen Sie zunächst lediglich den Termin übermitteln ohne weitere Einzelheiten zu nennen. Die frühzeitige Ankündigung des Datums bietet beste Möglichkeiten für eine genaue Planung. Gerade für Gäste, die von weiter weg anreisen und eventuell einen Flug oder ein Bahnticket buchen müssen, ist die rechtzeitige Einladung perfekt. Sie haben so Gelegenheit, zu günstigen Konditionen zu buchen. Auch wenn die Teilnehmer für das Event einige Urlaubstage einplanen müssen, ist die Save-the-Date-Einladung ideal. Liegt der Termin Ihres Events in der Ferienzeit müssen die Gäste die Feier bei Ihrer Ferienplanung berücksichtigen und sollten daher frühzeitig Bescheid wissen. Gleichzeitig übermitteln Sie mit der frühen Information Ihre Wertschätzung für die Gäste, denn so zeigen Sie, wie wichtig es Ihnen ist, gemeinsam zu feiern.


Gäste vermerken den Termin rechtzeitig im Kalender. (Bild: JPC-PROD – shutterstock)


Keine Sorge, auch wenn Sie selbst noch nicht genau wissen, wie Ihre Feier ablaufen soll, können Sie Ihre Gäste trotzdem informieren. Die Save-the-Date-Einladung beinhaltet keine Details, sondern dient lediglich der groben Vorabplanung. Es reicht also vollkommen, das Datum und den Anlass auf der Save-the-Date-Einladung zu vermerken. Geben Sie am besten einen Hinweis, dass in einem weiteren Schreiben konkrete Angaben folgen. Ein Anschreiben, mit der Bitte, einen bestimmten Tag für das Event zu reservieren, reicht also vollkommen aus.

Per Post oder Mail – so versenden Sie Save-the-Date-Einladungen

Bei einer Hochzeit sind schriftliche Einladungen üblich. Versenden Sie vorab eine Save-the-Date-Ankündigung, ist das per Mail ausreichend, geben Sie einfach den Hinweis, dass eine schriftliche Einladung folgt. Oftmals werden die Ankündigungen auch per Postkarte übermittelt. Wollen Sie die Save-the-Date-Einladungen in Papierform übersenden, ist es besonders schön, wenn Sie sich die späteren konkreten Einladungsschreiben in einem ähnlichen Design gestalten. Auf diese Weise erkennen die Gäste direkt, um welches Event es sich handelt und stellen einen Zusammenhang her. Schön ist beispielsweise ein einheitliches Farbschema oder ein wiederkehrendes Motiv.

 

Titelbild: ESB Professional – shutterstock


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