Events sollen Spass machen, am besten mit Unterstützung des Publikums entstehen und die Besucher immer stärker binden.
Für die meisten Gäste ist das in Ordnung, aber ein Teil der Anwesenden – die eher ruhigen, introvertierten Menschen – werden durch zu viel Action abgeschreckt. Hier lässt sich Abhilfe schaffen.
Die stillen Zuhörer
Schätzungen zufolge beläuft sich der Anteil der stillen, leisen Personen in der Bevölkerung auf etwa 30 bis 40 %. Auffallen wird Ihnen dieser gewaltige Anteil wahrscheinlich nicht – eben weil er sich so ruhig verhält. Dabei sollten Sie allerdings nicht den Fehler machen, dies mit Schüchternheit zu verwechseln. Introvertierte Menschen sind sensibler, feinfühliger und nachdenklicher – aber nicht zwangsläufig schüchtern. Allerdings ergibt sich aus der individuellen Zurückhaltung ein Problem für die Organisation von Events: Hier wollen Unternehmen nach dem Motto „höher, schneller, weiter“ immer mehr bieten, ohne zu bedenken, dass viele Anwesende dies gar nicht wünschen.
Events, welche zum Mitmachen animieren, Fachbegriffe, die vor „Speed“, „Instant“ und „Great“ nur so strotzen: Viele Besucher gehen dann lieber dazu über, Einladungen höflich abzuweisen, weil sie weder mit der gebotenen Darbietung noch mit endlosem Smalltalk etwas anfangen können. Problematisch wird es dann, wenn die Anwesenheit verpflichtend ist – entweder für Sie oder Ihre Mitarbeiter. Veranstaltungen, die gross und hell und überwältigend sind, stellen introvertierte Persönlichkeiten vor echte Herausforderungen und Stress.
Eventkultur neu ausrichten?
Allerdings wäre es auch nicht richtig, daraus die falschen Schlüsse zu ziehen: Man könnte einfach alle Events mit aktiver Teilnahme, lauter Musik und grellen Lichtern streichen – aber das wäre nicht der richtige Weg. Auch die angesprochenen zarten Gemüter wollen gerne an Messen etc. teilnehmen – aber auf eine andere Weise. Weiterhin wäre es fatal, die Anzahl an Events zurückzufahren. Auf Veranstaltungen werden Ideen ausgetauscht und Kommunikation wird in Gang gesetzt. Das sind Eckpfeiler des Erfolgs, auf welche kein modernes Unternehmen verzichten kann. Diese Events sollen weiterhin stattfinden – aber vielleicht sollten Sie versuchen, die folgenden Richtlinien bei der Organisation im Hinterkopf zu behalten.
Klare Kommunikation
Überraschungen sind nicht das Metier der ruhigen Zuschauer. Sie sollten daher vor dem Event klar ausdrücken, was die Besucher dort erwarten wird. Vermeiden Sie nichtssagende Schlagworte, die mehr Schein als Sein sind – denn wer soll wissen, was ihn beispielsweise in einer „Kick-off-Zone“ erwartet? Drücken Sie sich in der Beschreibung also verständlich aus und kommunizieren Sie, wie die Besucher des Events von diesem profitieren werden. Ermutigen Sie die Leute ruhig dazu, bereits vor der eigentlichen Veranstaltung mit anderen wichtigen Menschen in Kontakt zu treten.
Das passende Format wählen
Nehmen wir an, Sie organisieren ein Meeting für Ihre Mitarbeiter, in welchem neue Ideen besprochen werden. Zurückhaltende Kollegen werden ihre Ideen nur ungern vor vielleicht 50 Mitarbeitern auf einer Bühne präsentieren. Überlegen Sie, ob Sie nicht vielleicht alle Personen in kleine Gruppen einteilen können. Dort können Ideen entwickelt und verworfen werden, ohne dass die Gefahr einer grossen Blamage im Raum steht. Hier spielen auch der Ort und das Mobiliar eine Rolle: Angenehm eingerichtete Rückzugsorte, wo komplexe Ideen in Ruhe besprochen werden können, bieten sich eher an als grosse, leere Hallen.
Nutzen Sie soziale Medien
Das Event beginnt nicht mit der Öffnung der Tore, sondern schon im Vorfeld. Nutzen Sie Facebook und andere soziale oder auch unternehmenseigene Netzwerke, damit jeder Mitarbeiter in ausreichendem Umfang zu Wort kommen kann. Dabei müssen Sie darauf achten, diese sozialen Netzwerke richtig in Ihr Event zu integrieren. Sie sollten der Veranstaltung nicht die Show stehlen, aber ebenso wenig sollten sie überflüssig erscheinen. Dieser Balanceakt ist zwar schwierig, aber auf Dauer notwendig, damit sowohl die lauten als auch leisen Persönlichkeiten ihre Ideen einbringen können.
Networking während einer Veranstaltung
Ebenso hilfreich können folgende Tipps sein: Sie können jeden Mitarbeiter bitten, einige persönliche Eigenschaften vor dem Start des Events bekannt zu geben. Das macht es für die Mitarbeiter einfacher, zueinander zu finden. Die leisen Redner finden sich dann ebenso schnell wie die lauten Anpacker. Sie können auch versuchen, Tische oder ganze Räume bestimmten Themen unterzuordnen. So sollte es nicht besonders schwer sein, geeignete Persönlichkeiten miteinander bekannt zu machen.
Das geeignete Ambiente für jede Persönlichkeit
Sie werden jetzt sehr wahrscheinlich denken, dass ein erheblicher Mehraufwand entsteht – und Sie haben Recht. Dennoch können Sie darauf nicht verzichten. Gestalten Sie Events immer nur auf eine bestimmte Art, sorgen Sie dafür, dass bis zu 40 % der Besucher mit Ihrer Veranstaltung gar nichts anfangen können und sich entsprechend wenig engagieren werden. Das bedeutet, dass Ihnen die häufig sehr treffenden Analysen dieser introvertierten Menschen völlig entgehen. Auf Dauer schaden Sie damit also nicht nur den besagten Mitarbeitern, sondern vor allem auch Ihrem Unternehmen – und das können und wollen Sie sich ganz sicherlich nicht leisten.
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