Erfolgreich eine Ausstellung organisieren

31.01.2020
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Eine eigene Ausstellung zu organisieren ist für viele Menschen nicht nur im Kulturbereich eine Herzensangelegenheit. Und unabhängig davon, ob es sich um eine Ausstellung im Bereich Kunstausstellung oder zur Präsentation eigener Produkte handelt, ist natürlich eine strategisch durchdachte Planung nötig, um die eigene Ausstellung zum Erfolgsprojekt zu machen. Grundsätzlich gilt: Wenn die Gäste begeistert sind, ist es auch der Veranstalter – also Sie. 

Bei der Ausstellung von Kunst ist Ihnen vermutlich die öffentliche Darstellung Ihrer Kunst am wichtigsten. Bei einer Ausstellung zum Verkauf Ihrer Produkte oder Dienstleistung wollen Sie natürlich auch einen Erfolg in Gestalt von Absatz und neuen Geschäfts- und Kundenkontakten haben. In jedem Fall sind aber auch ganz profane logistische und terminliche Aufgaben wichtig, die die Ausstellung zum Erfolg machen – auch ganz wichtig – behalten Sie zu jedem Zeitpunkt der Planung Ruhe und den Überblick, dann kann eigentlich vom Ablauf her schon nichts schieflaufen.

Terminwahl

Wenn Sie eine bestimmte Ausstellung organisieren wollen, ist zunächst der passende Termin entscheidend. Planen Sie die Eröffnung immer mit einem ausreichenden Zeitfenster! Wenn Sie eine gewisse Vorlaufzeit haben, geraten Sie mit den Planungen nicht in Verzug, auch wenn es einmal böse Überraschungen geben sollte. Es könnte jemand krank werden oder Ihr gebuchter Caterer fällt aus und muss ersetzt werden. Auch kann die gebuchte Location plötzlich ausfallen, weil es einen Brand gibt oder sonstige Notfälle. Wenn Sie mit 6 Monaten Vorlauf planen, haben Sie genug Zeit für Alternativen.

Ausserdem sollten Sie den Termin so legen, dass es am Tag der Eröffnung Ihrer Veranstaltung keine konkurrierenden Events gibt, die Ihnen die Besucherzahlen vermiesen könnten. Es sollte also weder eine wichtige Wahl noch ein WM-Endspiel im Fussball stattfinden. Auch müssen Sie alle für Sie wichtigen Gäste vorab persönlich einladen und diesen auch Zeit für die Terminplanung lassen. Wenn Ihre Ausstellung am Wochenende stattfindet oder eröffnet wird, haben auch alle Berufstätigen in der Regel Zeit und sind entspannter.

Konzept muss bewegen und aufregend sein – besonders für die Gäste

Je nach Motto und Themenbereich ist es wichtig, dass Sie ein schlüssiges Konzept für die Ausstellung entwerfen und dann auch in Bezug auf Messebau und Deko  konsequent umsetzen. Sie können dazu auch Lichteffekte, Beleuchtung und eine ausgefallene Location wählen. Eine Ausstellung zu organisieren in einer alten Fabrik hat schon gleich einen anderen Charme als eine 08/15-Ausstellung in einem modernen Ladengeschäft. Wenn die Gäste vom Konzept ergriffen sind, haben Sie schon viel für den Erfolg der Ausstellung getan.

Location – Wahl des Ausstellungsortes beim Ausstellung organisieren sehr wichtig

Der Ort und die Location für die Ausstellung sollte einerseits besonders sein, muss aber auch verkehrstechnisch gut erreichbar sein. Wenn Sie nur eine bestimmte elitäre Schicht ansprechen wollen, können Sie sich eher eine abseits gelegene aber aufregende Location wie eine alte Fabrik aussuchen. Wenn Sie viele spontane Gäste als “Laufkundschaft´´ benötigen, ist eine zentrale City-Lage doch besser. Was die Raumgrösse angeht, ist das individuell zu entscheiden. Bilder oder Fotos machen sich in grossen morbiden Fabrikhallen natürlich gut, aber wenn die Gäste frieren und nasse Füsse haben, kann das auch den gegenteiligen Effekt haben.


Seitenansicht einer großen weißen Wand in einer Kunstgalerie.

Besondere Locations tragen viel zur Präsentation des Ausstellungsobjektes bei. (Bild: ImageFlow – shutterstock.com)


Catering – Ausstellungserfolg geht (auch) durch den Magen

Wenn Sie eine erfolgreiche Ausstellung organisieren wollen, sollten Sie auch ein leckeres Catering buchen und dabei nicht sparen. Die Stimmung Ihrer Besucher wird sicher schon grossartig sein, wenn Sie Ihnen leckere Häppchen und coole Getränke (natürlich auch alkoholfrei für die Autofahrer und andere gesundheitsbewusste Gäste) anbieten. Dann wird der Erfolg Ihrer Präsentation schon einmal eine solide Grundlage haben. Zur Auflockerung können Sie auch einen DJ oder eine Live-band buchen. Gerade eine musikalische Darbietung im Hintergrund sorgt für eine besondere Stimmung und ist allemal besser, als einfach Musik aus der Anlage laufen zu lassen.

Damit das Essen stressfrei möglich ist, bieten sich kleine Stehtische an. Überhaupt sollte für eine gute Bestuhlung gesorgt werden. Wenn Sie Ihren Gästen Sitzgelegenheiten anbieten, müssen diese nicht stundenlang stehen und bleiben auch länger.

Fazit: Planung beim Ausstellung organisieren ist schon die halbe Miete

Wenn Sie eine Ausstellung organisieren wollen, reicht es nicht, ein gutes Produkt, Kunst oder eine Idee zu haben. Gerade bei der Planung zahlt sich strategisches Vorgehen in jedem Fall aus.

 

Titelbild: Pixel-Shot – shutterstock.com


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