Ostern ist vorbei, der Sommer kann langsam kommen – und mit ihm die Pläne für ein Sommerfest im Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, welche besonderen Regeln es dabei zu beachten gilt. Sind Sie für Sommer, Sonne und Spass schon richtig vorbereitet?
Sommer Party
Der Sommer ist die beste Jahreszeit zum Feiern. Im Prinzip haben Sie mit der Entscheidung für ein Event zur sonnigen Jahreszeit schon einen Volltreffer gelandet. Mehr Flexibilität erreichen Sie zu keiner anderen Saison. Im Winter sind Sie fast zwangsläufig an Innenräume gebunden, aber im Sommer kann das nicht passieren.
Alternativen planen
Ganz wichtig: Wenn Sie ein grosses Event planen, sollten Sie noch mehr als bei jeder anderen Veranstaltung lange im Voraus planen. Bei Outdoor-Plänen beispielsweise können Sie sich zwar kurzfristig halbwegs auf den Wetterbericht verlassen, aber einen Monat im Voraus ist keine Wetterprognose möglich. Auch bei gutem Wetter am Morgen können Sie sich nicht sicher fühlen, denn Sommergewitter treten rasch auf und verschwinden ebenso schnell wieder. Im Prinzip müssen Sie also zwei Events planen: die Hauptveranstaltung und einen Ersatz, der aber nicht die Handschrift eines „Not-Events“ tragen darf. Viele Elemente können Sie dann auch einfach übernehmen. Ein engagierter Musiker beispielsweise kann natürlich sowohl draussen als auch in einer Halle spielen, allzu viel Mehraufwand müssen Sie also nicht befürchten.
Niemanden zum Spielen zwingen
Der Sommer lädt automatisch dazu ein, auf Events Spiele abzuhalten. Dagegen ist im Prinzip nichts einzuwenden, allerdings sollten Sie dabei beachten, dass Sie keine Vergnügungen organisieren, welche für die Mitarbeiter vielleicht peinlich werden könnten. Zwingen Sie niemanden dazu, etwas zu tun, was er oder sie gar nicht tun möchte. Ein Gesangswettbewerb etwa eignet sich vortrefflich dazu, sich zu blamieren – entsprechend dürfen Sie unter keinen Umständen einen Mitarbeiter zwingen, daran teilzunehmen. Die Auswirkungen könnten noch eine sehr lange Zeit nachhalten und sogar zu Mobbing führen. „Na, Matthias, gut bei Stimme?“ Solche und ähnliche Sticheleien findet langfristig kein Mensch witzig.
Durstlöscher sind wichtiger als Speisen
Gerade bei Festen unter freiem Himmel und 35 Grad Celsius ohne Wind kommen Menschen schon an ihre Grenzen, wenn sie einfach nur sitzen und gar nichts tun. Kommt dazu noch der Trubel eines Events, läuft der Schweiss schneller als die Zapfhähne der Bieranlage. Sorgen Sie daher unbedingt für einen reichhaltigen Getränkevorrat. Dafür gibt es Richtlinien und Hinweise, deren Tauglichkeit Sie allerdings mit Blick auf die Jahreszeit prüfen müssen. Bei allgemeinen Ratschlägen können Sie für den Sommer noch einmal 20 bis 30 % zusätzlich einkalkulieren, weil der Flüssigkeitsverbrauch einfach drastisch grösser ausfällt, sofern Sie nicht gerade in einer wohltemperierten Halle feiern. Ja, das kostet noch einmal viel zusätzliches Geld, aber das ist noch immer besser als ein abgebrochenes Event aufgrund von Getränkemangel. Oder organisieren Sie sich einen professionellen Bar Catering Service Der genügend Getränke mitbringt und den Rest dan wieder mitnimmt.
Das Thema des Sommerfests
Themen kommen eigentlich immer gut an und im Sommer haben Sie den Vorteil der grössten Auswahl. Wenn Sie nicht auf heimische Sehenswürdigkeiten wie die Schweizer Alpen zurückgreifen wollen, bietet sich gerade im Jahr 2014 ein Sommerfest mit Fussballeinschlag an, obwohl sie es auch nicht übertreiben dürfen. Orientieren Sie sich bei der Auswahl an der Jahreszeit: Themen wie der Wilde Westen liegen aufgrund der Hitze ebenso wie Las Vegas oder ähnliche schillernde Metropolen in Wüstengegenden thematisch nahe. Ein grosser Pluspunkt von Themenevents ist die Tatsache, dass Sie sofort das Eis gebrochen haben und alle Spass haben werden: Wenn der regulär krawattentragende Vorstand ausnahmsweise mit Cowboy-Hut eintrifft, fühlt sich normalerweise auch der letzte Mitarbeiter wohl auf der Veranstaltung.
Vegetarier nicht vergessen!
Zwar sollte das auf einem gut durchgeführten Event immer der Fall sein, aber im Sommer muss man es noch einmal extra betonen: Die Jahreszeit lädt einfach zum Grillen ein, was dann zu Würstchen und Steak im Überfluss führt. Vegetarier (oder Veganer) dürften davon allerdings wenig begeistert sein. Bieten Sie auch Grillgut an, welches ohne Fleisch oder andere tierische Produkte auskommt, denn sonst vergraulen Sie einige der Gäste, bevor diese überhaupt richtig auf dem Event angekommen sind. Tofuprodukte und Gemüsespiesse sind gute Ergänzungen des kulinarischen Angebots.
Tipps Ideen für eine abschliessende Rede
Wenn Sie einige Worte an Ihre Mitarbeiter richten möchten, empfiehlt sich wieder ein Blick auf den Zeitpunkt: Beispielsweise könnten Sie auf eine erfolgreiche zweite Jahreshälfte anstossen oder eine Bilanz der positiven Ereignisse des ersten Halbjahres in Ihrem Start-up ziehen. Vermeiden Sie aber allzu viele Zahlen und Fakten, sondern verpacken Sie die Errungenschaften anschaulich – denn gerade die Büromitarbeiter wollen nicht noch in ihrer Freizeit von Zahlenkolonnen erschlagen werden. Erwähnen Sie negative Aspekte auf keinen Fall. Wenn Sie dies zu Beginn tun, tauchen Sie damit das gesamte noch kommende Event in ein negatives Licht. Merken Sie einen solchen Punkt hingegen am Ende an, hinterlassen Sie bei allen Mitarbeitern einen faden Beigeschmack. Sie können nur verlieren.
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