Ist die Hausmesse, auf der eigene Dienstleistungen oder Produkte einem handverlesenen Publikum vorgestellt werden, ein Ersatz für branchenbezogene Messen auf grosser Bühne? Nein, natürlich nicht.
Aber die Hausmesse eignet sich hervorragend zur Einführung neuer Produktlinien und sichert dem Veranstalter den intensiven Sofortzugriff auf seine Kunden sowie damit verbundene Umsatzsteigerungen.
Doch wie organisiert man eine Hausmesse und auf welche Kriterien muss man achten, damit die Messe als Heimspiel ein durchschlagender Erfolg wird? Reicht es aus, nur die eigenen Produkte einem auserlesenen Kreis an Kunden zu präsentieren? Sicherlich nicht. Gerade was die Hausmesse angeht, muss man als Veranstalter ein gewaltiges Organisationspensum stemmen. Wie das ausschauen sollte und worin die positiven Aspekte der Hausmesse liegen, erläutern wir in diesem Artikel.
Die Hausmesse – Ergänzung zur Branchenmesse, nicht Ersatz
Eventveranstalter, die sich mit der professionellen Ausrichtung von Hausmessen befassen, warnen Interessenten eindringlich davor, die Hausmesse als Ersatz für den Messestand auf der reinen Branchenmesse zu sehen. Ergänzung ja, Ersatz auf keinen Fall. Gerade Hausmessen sind perfekt dafür geeignet, die Beziehungen zu Bestandskunden auszubauen und den Kontakt auf der Ebene der Entscheidungsträger nachhaltig zu intensivieren.
Der Vorteil der Messe auf dem eigenen Firmengelände liegt darin, dass die eigenen Mitarbeiter intensiv beraten können. Besonders dann, wenn man selbst beratungsintensive Produkte oder erklärungsbedürftige Dienstleistungen verkauft, ist die Hausmesse ein wahrer Segen. Wer eine Hausmesse ausrichtet, die Events über die eigentliche Produktpalette hinaus für die Besucher anbietet, der darf sicher sein, dass die durchschnittliche Besuchsdauer weit über dem Mass liegt, welches auf Branchenmessen erzielt werden kann. Zudem ist man mit der Hausmesse nicht an Messezyklen gebunden, die teils bis zu fünf Jahren zwischen zwei Messeterminen betragen können.
Eine erfolgreiche Hausmesse muss Staunen bei den Gästen wecken
Bevor die Entscheidung fällt, dass man eine Hausmesse ausrichten möchte, sollte man bedenken, dass dieses Heimspiel eine völlig andere Vorgehensweise als bei einer Branchenmesse verlangt. Sorgt zum Beispiel der Veranstalter der Fachmesse dafür, dass die Messe bekannt gemacht wird und Besucher kommen, stehen Sie als Ausrichter der Hausmesse in der Verantwortung für alle Marketingaktivitäten. Gerade das Sicherstellen des Besucherflusses ist eine der grössten Herausforderungen für Sie als Veranstalter. Machen Sie sich darum vorher klar, aus welchem Grund Ihre Kunden die Hausmesse aufsuchen sollten und gehen Sie bei der Einladung explizit darauf ein.
Zusätzlich muss sich um die Antwort auf diese Frage auch das Konzept der Hausmesse drehen. Sorgen Sie dafür, dass sich der Erfolg Ihrer Messe kontrollieren und messen lässt. Vergessen Sie beim zentralen Thema der Veranstaltung aber niemals, dass kaum ein Kunde nur wegen der Messe kommen wird, denn auch das Drumherum zählt. Lassen Sie darum Ihrer Kreativität freien Lauf und gehen Sie davon aus, dass Sie die Erwartungshaltungen der Kunden an Ihr Event übertreffen müssen, soll es ein voller Erfolg werden.
Checkliste für eine erfolgreiche Hausmesse
Unterschätzen Sie niemals den Aufwand, den eine Hausmesse erfordert. Sorgen Sie mit einer Checkliste dafür, Ihr Event systematisch zu organisieren und minimieren Sie so das Risiko, elementare Bestandteile zu vergessen.
1. Zielgruppen und Ziele visualisieren
Werden Sie sich darüber klar, welchen Zweck Sie mit der Messe verfolgen. Beachten Sie, dass das Heimspiel nicht zur Neukundenakquise geeignet ist. Legen Sie die Zielgruppen fest und bedenken Sie, dass nicht nur Bestandskunden oder ehemalige Kunden eingeladen werden. Vernachlässigen Sie Banken, Geschäftspartner, Lieferanten, die Presse und auch regionale Prominente nicht. Prüfen Sie, ob Lieferanten möglicherweise als Co-Aussteller geeignet sind.
2. Sorgen Sie für ein wasserdichtes Konzept
Scheuen Sie nicht davor zurück, einen Programmablauf, der sich in einen offiziellen und inoffiziellen Teil gliedern lässt, zu erstellen. Legen Sie frühzeitig einen geeigneten Termin fest, der nicht in der Ferienzeit liegt. Sorgen Sie für Messeinhalte, welche die primäre Zielgruppe, also Ihre Kunden, anspricht. Gerade wenn Sie über eine reichhaltige Produktpalette verfügen, definieren Sie die zentralen Produktlinien. Legen Sie den Zeitplan fest und sorgen Sie für begleitende Massnahmen.
3. Auf die Einladung kommt es an
Legen Sie grossen Wert auf stimmige Einladungen, die mehrstufig an die Gäste versendet werden müssen. Sorgen Sie dafür, dass die Personen, die nicht auf Ihre Einladung reagieren, persönlich kontaktiert werden und vergessen Sie niemals, jede Zusage auch per Dankesschreiben zu bestätigen.
4. Bereiten Sie Ihr Event minutiös vor
Lassen Sie Räume für Vorträge oder Präsentationen vorbereiten und stellen Sie sicher, dass ausreichend Infomaterial ausgelegt werden kann. Denken Sie auf jeden Fall an ein kurzweiliges Rahmenprogramm mit interessanten Künstlern. Legen Sie einen Bewirtungsplan fest und bestellen Sie das Catering frühzeitig. Bieten Sie Hotelräumlichkeiten für die Kunden an, die anreisen müssen. Bleibenden Eindruck hinterlässt zum Beispiel ein Shuttleservice zur Messe.
5. Teamauswahl
Legen Sie frühzeitig Ihr Team fest und spezifizieren Sie die Kleiderordnung. Sorgen Sie für ein Organigramm, damit jeder Mitarbeiter genau weiss, was hat er zu tun und was nicht.
6. Nach der Messe ist vor der Messe
Vergessen Sie die Messenacharbeit nicht, indem Sie Follow-ups zeitnah versenden und die Kunden kontaktieren. Schicken Sie ein Dankesschreiben an all Ihre Besucher und weisen Sie auf Folgemessen hin. Denken Sie auch an Infos für die Fachpresse.
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