Gerade wenn Sie schon seit vielen Jahren Events organisieren oder dies von einem alten Hasen gelernt haben, verfügen Sie über einen ungemein wertvollen Erfahrungsschatz. Auf ihn können Sie sich vor allem in Krisenmomenten intuitiv verlassen; er hilft Ihnen immer dann weiter, wenn unerfahrenere Veranstaltungsplaner in Panik ausbrechen würden.
Oft machen diese guten Gewohnheiten es Ihnen überhaupt erst möglich, Events mit so viel Gelassenheit und Professionalität zu organisieren – Sie müssen eben nicht jedes Mal alle Entscheidungen neu treffen, sondern können sich auf vergangene Erfolge stützen.
Dies vorausgeschickt, neigt der Mensch (und auch Veranstalter zählen zu dieser Spezies) dazu, seine Strategien, haben sie sich einmal als erfolgreich herausgestellt, nicht mehr zu hinterfragen. In Zeiten digitaler Beschleunigung ist dies nicht unproblematisch. Denn gerade die Eventbranche war in den letzten Jahren vielen grundlegenden Veränderungen ausgesetzt, die hauptsächlich die Implementierung innovativer Technologien und Online-Applikationen für die Kommunikation betreffen. Wer angesichts dieser Weiterentwicklungen im alten Status quo verharrt – so reibungslos dieser einmal funktioniert haben mag – wird überraschend schnell als antiquiert betrachtet.
Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie jedem Trend hinterherhecheln sollten. Aber einige Entwicklungen sind tatsächlich so objektive Verbesserungen für jede Veranstaltungsorganisation, dass sie nicht straflos ignoriert werden können. Unsere sechs Beispiele für Anachronismen im Eventmanagement sind exemplarisch für „analoge“‚ Gewohnheiten, von denen jeder Veranstalter sich endgültig verabschieden sollte.
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1. Dicke Pappordner:
Gerade auf Messen und Kongressen finden sich immer noch Veranstalter, die sämtliche ihrer Orga-Daten in Papierbündeln mit sich herumschleppen. Das ist verständlich: Obwohl es inzwischen exzellente Veranstaltungs-Apps für die Teamkoordination, die Kalenderplanung, den Ticketverkauf, die Teilnehmerbetreuung, das On-Site-Marketing etc. gibt, hat sich noch nicht jeder Eventmanager in die verschiedenen digitalen Optionen eingearbeitet. Dennoch: Das bedeutet nicht, dass Sie nicht zumindest Ihre Daten auf ein Tablet übertragen und sich auf dieses während der laufenden Veranstaltungen beziehen könnten. Sie kommunizieren damit Zukunftsorientierung und sind insgesamt deutlich flexibler.
2. Vernachlässigte WLAN-Vernetzung:
Die Zeiten, in denen Besucher und Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen blinde Flecken in der digitalen Versorgung kritiklos hingenommen hätten, sind vorbei. Bei Businessevents müssen Sie dafür sorgen, dass flächendeckend WLAN in allen Veranstaltungsräumen zur Verfügung steht. Überlassen Sie dieses nur scheinbare Detail keinesfalls dem Venue-Management, auch wenn dieses Ihnen (vielleicht sogar vertraglich) ein reibungsloses Funktionieren des WLAN zugesichert hat.
Denn falls dem doch nicht so ist, fällt das allein auf Ihre Veranstaltung zurück – und kann weiter reichende Konsequenzen haben, als Sie sich vielleicht vorstellen können. Wenn Ihre Teilnehmer nicht ins Internet können, ist das heute Grund genug für eine schlechte Bewertung des ganzen Events. Lassen Sie es so weit nicht kommen; nehmen Sie die kabellose Webanbindung selbst in die Hand.
3. Schleichender Check-in:
Es gibt wenige Dinge, die Konferenzteilnehmer in derartig schlechte Stimmung versetzen können, wie eine lange Warteschlange am Eingang. In den allermeisten Fällen kann diese vermieden werden, indem Sie den Check-in-Prozess automatisieren. Ein grösserer Anachronismus als die analoge Registrierung mit langen Namenslisten auf Papier ist inzwischen für die meisten Event-Teilnehmer nicht wirklich vorstellbar.
4. Ausgeteilte Fragebögen:
Die Nachbereitung von Events trägt massgeblich zum Erfolg des nächsten bei. Grundsätzlich haben zufriedene Gäste auch kein Problem damit, nach einem erfolgreich verlaufenen Event eine entsprechende, auch gerne detaillierte Bewertung abzugeben – solange diese im Anschluss per Mail zugesandt wird. Zwingen Sie Ihren Teilnehmern keinesfalls noch während der Veranstaltung ein Blatt Papier auf, das dann am Ende abgegeben werden soll.
Tatsächlich könnten Sie sich aber auch vollständig vom direkten (und deshalb oft nicht objektiven) Feedback verabschieden und stattdessen auf innovativere Technologien setzen. Besonders ein intelligentes Social Media Monitoring gewährleistet einen neutraleren und damit besonders aussagekräftigen Einblick in den tatsächlichen Eindruck, den Ihr Event hinterlassen hat.
5. Mailkoordination Ihres Event-Teams:
Die Kommunikation innerhalb Ihres Veranstaltungsteams ist absolut essenziell für das Gelingen Ihres Events. Je besser der Dialog unter den einzelnen Teammitgliedern ist, desto reibungsloser auch der Ablauf Ihrer Veranstaltung. Deshalb tun Sie sich mit einer quasi zentralistischen Kommunikation auch keinen Gefallen – vor allem, da es wesentlich effektivere Möglichkeiten gibt.
Freunden Sie sich mit einer der diversen Cloud-Plattformen an, auf denen die komplette Organisation für alle Verantwortlichen einsehbar angelegt ist und auch kollektiv weiterentwickelt werden kann. Sie entsprechen der Komplexität jedes Veranstaltungsmanagements wesentlich präziser. Die entsprechenden Systeme erschliessen sich nicht immer intuitiv, sind aber die Einarbeitung wert – die Sie natürlich auch Ihrem Team zugutekommen lassen sollten.
6. Ausgedruckte Event-Programme:
Aus nicht ganz nachvollziehbaren Gründen ist dies eine Bastion, die viele Veranstalter schwer aufzugeben bereit sind – dabei sprechen eigentlich nur Gründe dagegen, vor allem wenn Ihre Veranstaltung eine nachhaltige Komponente haben soll. Zusätzlich haben viele Veranstalter das Gefühl, sie müssten Programme mit Artikeln und anderem Content füllen, während die Besucher eigentlich nur eines interessiert: der Ablauf, Basisinformationen zu den Referenten und organisatorische Details. Investieren Sie die Design- und Druckkosten besser in die Anpassung einer gut gemachten Event-App. Inzwischen sind auch Sponsoren und Partner durchaus zufrieden damit, rein digital Werbung zu machen.
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