Eventorganisation: Welche Rolle spielt das Auto?

31.08.2017
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Private oder betriebliche Events setzen eine professionelle Planung bis ins kleinste Detail voraus. Zu den wichtigsten Aspekten gehört der Transport von Technik, Dekoration, Speisen und mehr, der eigenständig oder mit einem professionellen Dienstleister durchgeführt werden kann.

Bei einem ausschliesslich selbst organisierten Event ist es unverzichtbar, den Fuhrpark anzupassen und jedes Fahrzeug fit für die Eventplanung zu machen.

Welche Events mit dem eigenen Auto planen?

Nicht jede Veranstaltung lässt sich mühelos mit ein oder mehreren Privatfahrzeugen gestalten. Im Vorfeld ist zu prüfen, wie gross das Event wird und ob welche Transporte mit dem PKW durchgeführt werden können. Vor allem bei sperriger Technik sowie einem umfassenden Catering ist es sinnvoller, auf ein Partnerunternehmen zu vertrauen oder einen Transporter anzumieten. Im Bereich Essen und Trinken werden Organisatoren ohnehin nicht um Kühlfahrzeuge und andere Spezialwagen herumkommen.

Trotzdem gibt es genügend Events, die sich mit eigenen Fahrzeugen begleiten lassen. Im beruflichen Umfeld dürften Messen und Veranstaltungen aller Art mit dem Fuhrpark des Betriebs mühelos zu meistern sein. Hier gilt es bereits vor dem Fahrzeugkauf über eventuelle Events nachzudenken, die betrieblich mit dem eigenen Auto besucht werden. Messe- und Werbeartikel sollten wenigstens in ein bis zwei Fahrzeuge hineinpassen, während andere PKW alleine für den Personentransport eingesetzt werden können.

Check – ist das Auto eventtauglich?

Wird eine Veranstaltung mit dem eigenen Auto geplant, sollte auch dieses in einem optimalen Zustand sein. Die folgenden Punkte sind in jedem Fall zu überprüfen, bevor Sie Ihren PKW für ein Event beladen und losfahren:

  • Maximales Gewicht: Jedes Fahrzeug ist in seiner Zuladung beschränkt, um ein sicheres Fahrverhalten zu gewährleisten. Bei Transport von technischem Equipment, Werbetechnik und mehr kann dieses Limit schnell erreicht werden. Prüfen Sie im Vorfeld, welche Zuladung möglich wird und verteilen Sie Ihr Equipment gleichmässig auf mehrere Fahrzeuge.
  • Gepflegter Zustand: Eine gründliche Reinigung und Pflege Ihres Fahrzeugs vor dem nächsten Eventeinsatz ist unverzichtbar. Ein sauberer Anblick von aussen ist gerade für Unternehmen wichtig, um am Ort des Events einen gepflegten und professionellen Eindruck zu hinterlassen. Schmutz und Staub im Inneren des Fahrzeugs werden zu einer Gefahr für Messeartikel, Plakate und ähnliches Transportgut.
  • Bereifung: Nach dem Beladen des Fahrzeugs für das Event ist der Reifendruck um einige Bar nach oben anzupassen. Ansonsten ist kein sicheres Fahrverhalten zugesichert. Beim Nachfüllen von Reifenluft lohnt ein kritischer Blick auf den Zustand der Reifen, ob ihr genereller Zustand und das Reifenprofil für die anstehende Tour ausreicht.

Sicherheit und Verlässlichkeit auch beim Fahrzeug wichtig

Ob Bereifung, Scheibenwischer oder Scheinwerfer – vor einem Event sollten diese klassischen Verschleissteile eines Fahrzeugs in jedem Fall überprüft werden. Zwar kann ein Austausch zu nicht eingeplanten Kosten führen, die das Event ein wenig teuer machen. Dies ist jedoch die bessere Wahl, als auf der Hinfahrt mit dem Fahrzeug liegenzubleiben oder die Verkehrssicherheit zu riskieren.

Um Unfälle und damit eine Beschädigung des Transportguts zu vermeiden, sollte sich der PKW oder Transporter im bestmöglichen Zustand befinden. Vom schnellen Kauf eines neuen Satzes an Scheibenwischern oder der Austausch ein oder mehrerer Pneus profitiert der Fahrzeughalter schliesslich auch nach dem Event.

 

Artikelbild: Fotoluminate LLC – shutterstock.com


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