Potenzielle Geldgeber für Events werden meist mit Anfragen überhäuft, Veranstaltungen mit Produkten oder Finanzspritzen zu unterstützen. Es ist daher entscheidend, dass Sie schon mit Ihrem Exposé aus der Masse der Bewerbungen herausstechen – und zusätzlich noch innovative und wirksame Kommunikationstools anbieten, die Ihre Mitbewerber nicht im Portfolio haben.
Die folgenden fünf Tipps liefern Beispiele für aussergewöhnlich effektive Wege, Ihren Sponsoren mit einem Überblick über Ihre Veranstaltung dieselbe schmackhaft zu machen.
Vorab ein Tipp zu den erwähnten Kommunikationstools: Neben den Klassikern wie Sponsoren-Erwähnung auf allen Werbemitteln, Give-aways für Teilnehmer etc. sollten Sie „out-of-the-box“ denken. Entsprechende Stichworte sind Ambient- und Guerilla-Marketing. Sie finden eine Vielzahl entsprechender Promotion-Aktionen im Internet, die Sie für Ihr Event adaptieren und deren Inszenierung Sie Ihren Sponsoren anbieten können. Achten Sie dabei nur darauf, dass die Massnahme auch nachweislich die Zielgruppe Ihres zukünftigen Kooperationspartners anspricht und bestenfalls einen viralen Effekt hat, der über die Dauer der Veranstaltung selbst hinausweist.
1. Job- und Branchen-Cloud
Jeden Sponsoren interessiert vornehmlich, wer genau Ihre Veranstaltung besuchen wird. Dies sollten entweder potenziell potente Abnehmer des Sponsoren-Portfolios sein oder kommunikative Multiplikatoren, bestenfalls Meinungsführer auf ihrem Gebiet. Dennoch empfiehlt es sich nicht, eine vollständige Liste aller Teilnehmer mit Positionsbeschreibung, Firmenporträt und angehängten XING-Profilen ins Exposé einzuarbeiten. Erstens liest das kein Mensch – und Ihr Sponsor sollte schon beim Überfliegen des Dokuments anspringen – und zweitens wissen Sie zum Zeitpunkt der Sponsorensuche oft noch gar nicht, wer kommen wird.
Viel innovativer und intuitiver ist stattdessen die Präsentation einer Job-Cloud. Sie kennen wahrscheinlich Tag-Clouds: Die wolkenartige Ansammlung von Schlagworten, die in vielen Blogs auftauchen, um die wichtigsten beschriebenen Themen und deren Beliebtheit zu symbolisieren. Gehen Sie einfach die Jobtitel und Branchen Ihrer (auch nur potenziellen oder bisher lediglich eingeladenen) Teilnehmer durch und stellen Sie sie als Cloud dar, wobei die am häufigsten vorkommenden natürlich die am grössten dargestellten sind. So bekommen Sponsoren gleich einen Eindruck, wie viele Vertriebler, IT-Spezialisten, Marketingmanager, CIOs, CFOs, CEOs etc. welcher Branchen vor Ort sein werden – ohne dass Sie zu detaillierte Angaben machen müssten. Die Software zur Cloud-Erstellung finden Sie, meist sogar kostenfrei, im Netz.
2. Unternehmenspräsentation
Gemeint sind die Unternehmen, die Sie als Gäste oder Teilnehmer Ihres Events empfangen. Gerade bei Kongressen und Messen sind diese für Sponsoren als potenzielle Kunden interessant. Arbeiten Sie hier mit den Logos als Ergänzung zur reinen Aufzählung der Firmennnamen – wie Sie überhaupt im Exposé viele Illustrationen verwenden sollten.
Vor allem wenn Sie Marken- oder Branchenführer als Teilnehmer gewinnen konnten, ist die Versuchung gross, diese besonders prominent zu präsentieren, um auch grosse Sponsoren zu finden. Tatsache ist aber, dass Sie je nach Event mit einer Summe kleinerer Geldgeber manchmal ebenso gut, wenn nicht besser bedient sind. Für diese wiederum sind grosse Marken vielleicht gar nicht so interessant, da sie unter Umständen nicht die Produktions- oder Lieferkapazitäten besitzen, um mit diesen zu kooperieren.
Stellen Sie deshalb alle Logos gleichberechtigt nebeneinander. Lassen Sie sich von der homogensten Layout-Lösung inspirieren. Das demonstriert Ihren Sponsoren gleichzeitig, dass deren Logos mit der gleichen grafischen Sorgfalt behandelt werden. Ein Tipp: Wenn Unternehmen alternative Logo-Formen zur Auswahl stellen, wählen Sie immer die eckige und eingerahmte, wenn Sie mehrere Marken nebeneinander präsentieren möchten.
3. Angebotspakete
Am professionellsten wirkt Ihr Exposé, wenn Sie entweder mehrere Sponsoren-Packages im Angebot haben, deren Umfang und Preise gestaffelt sind, oder die verschiedenen Promotion-Massnahmen als Einzelmodule anbieten, die nach Wunsch kombiniert werden können. In beiden Fällen sollten Sie diese erst ausführlich beschreiben und danach nochmals in Kurzfassung tabellarisch nebeneinander listen. Denn natürlich wäre es ideal, jeder Sponsor entschiede sich für die Premium- oder Deluxe-Variante. Andererseits ist ein verkauftes Basic-Paket immer noch besser als keines und sollte ebenso hochwertig kommuniziert werden.
Als subtile Form des Hinweises auf die Überlegenheit der All-inclusive-Variante hat sich die grafische Gegenüberstellung bewährt. So sieht der potenzielle Sponsor sofort die Vorteile der umfangreicheren Pakete, ohne dass dies den Basistarif abwerten würde.
4. Massschneiderei
Vergessen Sie über den Angebotsmodulen nicht, auch ganz individuelle Lösungen anzubieten. Entwerfen Sie hierzu ein Szenario, das exemplarisch aufzeigt, welche Extras möglich sind – mit einem ausführlichen Briefinggespräch angefangen. Entwerfen Sie dieses aus Sicht eines fiktiven Teilnehmers, den Sie durch den Tag begleiten, und highlighten Sie alle Stationen, an denen er mit den Sponsoren in Kontakt kommt – bis hin zum eigens gedruckten Betthupferl auf dem Hotel-Kopfkissen.
5. Storytelling
Ihr Sponsoren-Exposé wird aller Wahrscheinlichkeit nach in den Händen der Marketingabteilung oder desjenigen landen, der im Unternehmen für Kommunikation zuständig ist. Dies sind Menschen, die jeden Tag Geschichten erzählen müssen – und das meist gerne tun. Deshalb sind sie auch empfänglich für die Story hinter Ihrem Event. Beschreiben Sie sich und die Veranstaltung in (natürlich dosiert) emotionalen Worten, aus denen Ihre Begeisterung, Leidenschaft und Ihr Interesse für den Veranstaltungsinhalt und Ihre Teilnehmer klar abzulesen sind.
Nichts beruhigt Sponsoren mehr als ein Veranstalter, der sich offensichtlich mit seinem Event identifiziert und es nicht nur als Geldmaschine betrachtet. Erzählen Sie, wie die Idee für Ihr Event zustande kam und wie es zu dem wurde, was es heute ist. Flechten Sie (kurze!) Anekdoten ein. Machen Sie dem Sponsor Lust, mitzuschreiben am nächsten Kapitel Ihrer Eventgeschichte.
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