Die Planung und Organisation einer Konferenz ist eine grosse Herausforderung. Es gilt, ungefähr eine Million Dinge zu beachten, mit einzukalkulieren und zusätzlich dazu noch das Unerwartete zu erwarten – denn irgendetwas geht garantiert immer schief.
Dabei kann es passieren, dass einem die einfachsten Dinge, die Ihre Konferenz mit einem Schlag noch besser werden lassen würden, überhaupt nicht auffallen.
Mit diesen Tipps werden Sie sich und den Konferenzteilnehmern das Leben vereinfachen und Ihr Event zu einem vollen Erfolg werden lassen.
1. Tausend klitzekleine Fragen
Ihre Teilnehmer werden im Vorfeld der Konferenz, besonders dann, wenn diese über mehrere Tage geplant ist, eine Menge Fragen haben. Das mögen Kleinigkeiten sein, wie zum Beispiel der Dresscode für die After-Work-Party oder die Frage nach vegetarischem Essen, aber sie beschäftigt Ihre Gäste. Aus dem Grund sollten Sie sich unbedingt mit den Themen befassen. Eine kurze E-Mail in der Woche vor dem Event kann Klarheit schaffen und Teilnehmern kleine Sorgen schon im Vorfeld nehmen. In dieser Mail können Sie alle Informationen unterbringen, die im offiziellen Programm fehl am Platze wären.
Auch wenn es Ihnen komisch vorkommen mag: All diese eventuell offenen Frage können Ihre Gäste im Vorfeld stressen und sie mit einer falschen Erwartungshaltung auf der Konferenz erscheinen lassen. Nehmen Sie den Gästen auf einfachem Weg diesen Druck. Die E-Mail ist schnell geschrieben und spart Ihnen einige Fragen am Konferenztag selbst, die vom Konferenzalltag ablenken.
Falls Sie für Ihr Event einen eigenen Twitter-Account geschaffen haben (oder den Ihres Unternehmens nutzen), können Sie diese kleinen Details auch bequem hierüber verbreiten. Wenn Sie das Event von vornherein in den sozialen Medien beworben haben, werden viele Ihrer Gäste sich auch über diese Plattformen informieren wollen.
2. Sorgen Sie für ausreichend Stromanschlüsse
Smartphone, Tablet, Laptop – Ihre Gäste werden zumindest einen dieser „Helfer“ (eher alle drei) bei der Konferenz bei sich führen. Allerdings hält kaum ein Akku einen kompletten Tag lang durch, ohne zwischendurch aufgeladen werden zu müssen. Erfahrene „Konferenzhasen“ sichern sich schon frühmorgens den Platz, der am nächsten zur wahrscheinlich einzigen Steckdose im ganzen Raum liegt. Der Rest Ihrer Teilnehmer bemäkelt das zumindest innerlich und überlegt hektisch, wie er seine Geräte mit Strom versorgen kann. Im schlimmsten Fall muss er deshalb sogar ins Hotelzimmer zurück und verpasst einen Teil Ihrer Konferenz.
Sorgen Sie deshalb schon im Vorfeld der Konferenz für eine ausreichende Menge an Steckdosen! Mittlerweile bieten viele Firmen ganze Regalsysteme mit integrierten Stromanschlüssen an, die Platz für zahlreiche Geräte bieten. Viele Veranstaltungsfirmen bieten solche Systeme zur Miete an, oder aber man finanziert sie sich über ein Sponsoring, da man sie auch wunderbar mit Sponsorenlogos versehen kann. Diese Investition wird sich für Sie sofort auszahlen, denn die Konferenzteilnehmer schätzen eine solche Versorgung sehr.
3. Wenn’s mal wieder länger dauert …
Natürlich ist es löblich, wenn Sie den Teilnehmern Ihrer Konferenz so viele Versammlungen, Reden, Workshops und Seminare wie möglich innerhalb kurzer Zeit nahebringen wollen. Aber seien wir mal ehrlich: Eine gute Konferenz zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass man neue Kontakte mit Menschen knüpft, die man dort kennenlernt. Natürlich sind die Inhalte der Konferenz wichtig, aber mindestens genauso wichtig ist das sogenannte Networking. Ein Konferenztag, der früh beginnt und nur von einer Kaffee- und Mittagspause unterbrochen wird, ist nicht nur extrem anstrengend, er verfehlt zudem auch das Ziel des Networking. Spätestens nach der dritten Rede ohne Unterbrechung schalten viele der Zuhörer geistig ab und beschäftigen sich lieber wieder mit ihrem Smartphone.
Geschickt platzierte Unterbrechungen (die länger dauern als nur zehn Minuten!) geben den Konferenzteilnehmern nicht nur die Gelegenheit, sich mit ihren Kollegen bekannt zu machen und Kontakte zu knüpfen, sondern auch, sich nach der Pause wieder konzentriert auf das Thema einzulassen.
4. Binden Sie die Aussteller ein
Auf fast jeder Konferenz finden sich auch zahlreiche Verkaufsstände, über die Unternehmen ihre Produkte vorstellen und verkaufen möchten. Aber wo? Oftmals sehr versteckt in einem Konferenzraum, wo händeringend darauf gewartet wird, dass sich ein Konferenzteilnehmer zufällig hineinverirrt. Dabei sollten Sie den Gedanken, dass die „Vertreter“ ein „lästiges Übel“ seien, ganz schnell beiseitelegen und sie stattdessen aktiv in das Programm miteinbeziehen. Es ist erwiesen, dass sich so viel bessere Kontakte knüpfen lassen – sowohl für die Vertreter als auch die Konferenzteilnehmer. Laden Sie die Aussteller auch auf die Abendessen oder die After-Conference-Partys ein und Ihre Teilnehmer werden es Ihnen danken.
5. Wie ist Ihr Name?
Es ist wahrscheinlich, dass sich die meisten Teilnehmer Ihrer Konferenz noch nicht persönlich kennen. Und man lernt darüber hinaus auch noch so viele neue Menschen kennen, dass es so gut wie unmöglich ist, sich jeden Namen auch tatsächlich zu merken. Mikroskopisch kleine Namensschildchen, die im schlimmsten Fall auch noch in einem Schreibschrift-Font geschrieben sind, mögen zwar grazil aussehen, sind aber ein Albtraum für die Augen. Machen Sie die Kärtchen ruhig grösser und setzen Sie auf Druckbuchstaben. Es mag vielleicht nicht ganz so elegant wirken, aber es ist dafür tatsächlich hilfreich! Denn nichts ist peinlicher, als mit zusammengekniffenen Augen auf das Namensschild des Gegenübers zu schielen, um dessen Namen entziffern zu können.
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