Ein Event – ganz gleich, ob Feier, Musical oder Werbeveranstaltung – zu planen und zu promoten ist jede Menge Stress und erfordert Konzentration und eine hervorragende Organisation. In der heutigen Zeit ist es unabdingbar, die sozialen Netzwerke in die Planungen einzubeziehen.
Ob Gästeliste, Werbung oder Event-Nachbegleitung – wir zeigen Ihnen auf, wie Sie Facebook, Twitter, Instagram und Co. effektiv und sinnvoll einsetzen können, um Ihre Arbeit zu erleichtern und effektiv zu verbessern.
Die richtigen Apps und Programme für die Vorbereitung
Ohne das Netz geht heute quasi nichts mehr. Da ist es sinnvoll, ein paar gute Kniffe zu kennen. Schon bei der Planung kann das Internet mit seinen Apps und Programmen äusserst hilfreich sein. Über diese Programme können Sie einfach mit Kollegen, Lieferanten und Kunden in Kontakt bleiben und die Abläufe jederzeit aktuell halten. Gerade dann, wenn sich die beteiligten Personen nicht im selben örtlichen Umfeld aufhalten, sind es Programme wie Skype oder Google Talk, über die man jederzeit miteinander in Verbindung treten kann. Ein Vorteil solcher Programme ist, dass man sie heutzutage auch mobil, also über das Handy, nutzen kann. So lassen sich zum Beispiel Kosten für anfallende Telefonate reduzieren. Wenn man mit dem Ausland telefonieren muss, ist das ein nicht unerheblicher Kostenfaktor.
Um Terminplanungen effektiv auf dem aktuellen Stand halten zu können, bieten sich Programme wie Google Calendars und Google Docs an. Mit diesen Programmen haben Sie die Möglichkeit, jederzeit weltweit einen Blick in die Planungsdokumente zu werfen. Sie können in Echtzeit Ihre eigenen Punkte hinzufügen, bestehende Punkte verändern oder ergänzen. Zudem können Sie entweder einer bestimmten Personengruppe Zugangsrechte einrichten oder sogar das komplette Dokument öffentlich machen. Im Extremfall hat jeder Zugriff auf die Daten.
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Legen Sie Ihr eigenes Wiki an
Je nach Veranstaltung können die Planungen sehr schnell einfache Listen und Planungen überschreiten. In solchen Fällen bietet es sich an, Programme wie PBWorks zu nutzen. PBWorks mag Ihnen vielleicht im ersten Augenblick nichts sagen, aber Sie kennen es garantiert. Mit PBWorks kann man eigene „Wiki-Seiten“ anlegen, die tatsächlich so ähnlich wie Wikipedia aufgebaut sind. Dort haben Sie die Möglichkeit, Listen in Echtzeit zu erstellen und zu bearbeiten, verschiedene Punkte ausführlich für Kooperationspartner auszuführen und alles auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn Sie Ihrer Arbeit einen professionelleren Look verpassen und die Gäste des Events schon im Vorfeld an gewissen Teilen der Planungen teilhaben lassen wollen, empfiehlt es sich, ein Blog für das Event zu eröffnen. Dieses können Sie wiederum mit anderen sozialen Netzwerken wie Facebook und Twitter koppeln, sodass Ihre Posts automatisch auch dort angezeigt werden.
Promoten Sie Ihr Event bei Facebook
Heutzutage geht faktisch nichts mehr ohne Facebook. Deshalb ist es bei der Eventplanung quasi unumgänglich, dass Sie Ihr Event auch dort promoten. Falls Sie nicht sowieso schon über eine eigene Seite auf Facebook verfügen, ist jetzt die richtige Zeit, eine „Page“ einzurichten. Dabei sind richtige Seiten blossen Gruppen vorzuziehen, denn Erstere werden öfter in den verschiedenen Feeds der diversen User angezeigt. Bei Facebook können Sie ausserdem „Events erstellen“. Dann können Sie alle Informationen wie Veranstaltungsort, Teilnehmer und Specials ankündigen und zudem individuell Gäste einladen.
Sie können mit einem Facebook-Event Ihre Veranstaltung aber auch mit relativ geringen Kosten zusätzlich bewerben und haben somit eine viel breitere Streuung und eine höhere Reichweite. Dies bietet sich besonders für Veranstaltungen mit einer offenen Gästeliste an. Das Instrument greift also dann besonders gut, wenn so viele Leute wie möglich angesprochen werden sollen. Das gilt auch und vor allem für solche Gäste, die Ihnen bis jetzt noch nicht folgen. Soll die Veranstaltung nur für bestimmte Personen einsehbar sein, vergessen Sie bitte nicht, die Einstellungen zu Ihrer Privatsphäre entsprechend vorzunehmen. So schützen Sie sich und Ihr Event davor, ungewollte Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen.
Der richtige Hashtag für optimale Verbreitung
Im besten Falle soll Ihr Event DAS Gesprächsthema überhaupt werden. Je mehr Personen Informationen zur Veranstaltung teilen, desto besser für Sie – und das nicht nur im Vorfeld, sondern auch im Nachgang! Deshalb ist es wichtig, die Werbung für Ihr Event mit dem richtigen Hashtag für Twitter zu versehen. Haben Sie Ihren Facebook-Account mit Twitter verbunden, können Sie alle Infos, die auf dem einen Medium gepostet werden, automatisch auch auf dem anderen Medium anzeigen lassen. Von Facebook zu Twitter und von Twitter zu Facebook. Einfacher geht es kaum noch. Nutzen Sie entweder den Namen des Events oder ein thematisch passendes Schlagwort wie #dasEvent2014 auf beiden Plattformen und bringen Sie Ihre Gäste dazu, dieses auch zu nutzen. Die Streuweite von einem Tweet kann, je nach der Anzahl der Follower des Users, in die Tausende oder gar Zehntausende gehen!
Event nachbereiten
Der grosse Abend ist perfekt gelaufen, alle Gäste sind zufrieden wieder daheim und Sie haben endlich Zeit tief durchzuatmen. Alles vorbei? Nein! Denn jetzt kommt die Nachsorge, mit der Sie sicherstellen können, dass Ihre Gäste sich positiv an den Abend erinnern. Haben Sie während des Events Bilder gemacht? Stellen Sie sie online und versehen sie das Bildmaterial mit Ihrem Hashtag, fordern Sie Ihre Gäste über Facebook auf, ihre eigenen Bilder und Eindrücke zu teilen und posten Sie Videos, die Sie während der Veranstaltung aufgenommen haben. Nutzen Sie den Bilderdienst Instagram, um die Bilder zu organisieren und zu bündeln. Selbst eine Meinungsumfrage kann Ihnen dabei helfen, die Veranstaltung sinnvoll auszuwerten.
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