Ohne Gäste und Besucher – kein Event. Was aber, wenn sich mehr Gäste einfinden als geplant? Oder noch schlimmer – Ihr Event wird von Besuchern aufgesucht, die Sie weder erwartet haben noch auf Ihrem Event sehen wollen. Dann haben Sie gut vorgebaut, wenn Sie eine Einlassregelung vorgesehen haben und ein Sicherheitsdienst Ihre Interessen durchsetzt.
Notwendig wird das immer sein, wenn Sie Feste und Feiern im öffentlichen Raum durchführen oder mehr potenzielle Besucher von Ihrem Event wissen, als Ihnen wirklich lieb ist. Klären Sie daher bereits im Vorfeld, wer beispielsweise auf Ihre Messe kommen soll und darf und wie der Einlass geregelt wird.
Jeder Raum hat Grenzen
So manche überfüllte Party hat gezeigt, wie schnell ein Event zum Trauerspiel werden kann, wenn die konkreten Bedingungen der Location nicht dem Besucherstrom standhalten können. Auch sogenannte Flashmobs bergen hier gewisse Gefahren. Schnell ist dann eine Location überlaufen, mehr Besucher als erwartet führen zu einem engen Gedränge und nicht selten auch zu kleineren oder grösseren Zwischenfällen.
Gut beraten sind daher Veranstalter immer, wenn sie die räumlichen Grenzen einer Location schon im Vorfeld beachten und entsprechend dafür Sorge tragen, dass sich hier nicht mehr Besucher aufhalten, als für die Sicherheit und den Anlass des Events sinnvoll ist.
Begrenzung von Besucherzahlen
Besonders für nachgefragte Events lohnt es sich, die Besucherzahlen von Beginn an zu begrenzen. Der einfachste Weg dazu ist, entweder Eintrittskarten zu verkaufen oder das Event nur für geladene Gäste zu öffnen. In beiden Fällen wird es erforderlich sein, für die Zutrittskontrolle geeignete Vorkehrungen zu treffen. Wer die Kosten für einen externen Sicherheitsdienst sparen will, organisiert die Einlasskontrolle selbst. Dazu kann ein Team gebildet werden, das die Besucher hinsichtlich der Anzahl, der persönlichen Einladungen oder der Eintrittskarten überprüft.
Gäste, die nicht geladen sind, keine Eintrittskarte haben oder offensichtlich nicht zum Rahmen und Publikum der Veranstaltung passen, müssen draussen bleiben. Das dürfen und können Sie gern auch öffentlich kundtun, um von Beginn an Missverständnisse zu vermeiden. Auf diese Weise grenzen Sie von Beginn an die Besucherzahlen für Ihr Event ein.
Sicherheit muss im Mittelpunkt stehen
Egal wie interessant, lustig oder gefragt Ihr geplantes Event sein mag – Sicherheit geht vor. Daher ist es nicht nur sinnvoll, die Besucherzahlen auf ein vernünftiges Mass zu begrenzen, sondern auch Drogen und gefährliche Gegenstände aussen vor zu lassen. Auch hier ist bei grösseren Veranstaltungen ein professioneller Security-Dienst die gute Entscheidung, während Sie das bei der kleineren privaten Feier oder im betrieblichen Umfeld auch anders lösen können. In jedem Fall geht die Sicherheit Ihrer Veranstaltung und Ihrer Gäste vor kommerziellen Interessen oder dem Bestreben, das gefragteste Event der Saison zu veranstalten.
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